Chi ha cosa, e fino a quando

In Dispositivi e mezzi, linguetta «Mezzi», tocca il mezzo per aprirne la scheda (se non c’è ancora, Nuovo mezzo). Nella parte A chi è assegnato premi Aggiungi persona e scegli la persona: si apre «Assegna a …» con la data Dal e Uso promiscuo (fringe benefit); con Conferma l’assegnazione è salvata. Su un mezzo nuovo le persone si aggiungono allo stesso modo e si salvano con Salva il mezzo. Un mezzo può avere più persone (un furgone di reparto).

Per passarlo a un’altra persona, sulla riga di chi lo ha premi Cambia persona; quando lo restituisce, Riconsegna con il giorno («Registra la riconsegna»). Le assegnazioni finite restano nello Storico della scheda. La persona vede il mezzo nel Profilo, in I miei mezzi.

In cima alla linguetta «Mezzi» premi Carica con Lumi e scegli i documenti, anche tutti insieme (fino a 20); sul computer puoi anche trascinarli sulla linguetta. Lumi riconosce cos’è ogni documento e di quale mezzo, dalla targa, e propone la scadenza: quella scritta, se successiva alla data del documento e non già passata; altrimenti propone una data «calcolata», da confermare: per la polizza un anno dopo la data del documento, per il bollo un anno dopo a fine mese, per la revisione due anni dopo a fine mese. Se il giorno della polizza non esiste nell’anno nuovo si usa l’ultimo del mese. Il tagliando non si calcola dal documento. Se la proposta è precedente alla scadenza sul mezzo, la riga lo dice e non la applica: puoi scegliere la scadenza a mano. Le proposte compaiono in Da rivedere: APPLICA aggiorna la scadenza e allega il documento al mezzo, SCARTA lo butta; APPLICA TUTTI fa le proposte complete in un colpo, escluse quelle calcolate e quelle che riporterebbero indietro la scadenza. Se la targa non c’è fra i mezzi, la card propone APRI LA SCHEDA per registrarlo; se Lumi non capisce di quale mezzo è, scegli tu mezzo e tipo. Niente cambia finché non premi APPLICA. Nella scheda di un mezzo c’è Allega documenti con Lumi, che fa la stessa cosa per quel mezzo.

Hai già un elenco dei mezzi (un foglio Excel, un CSV o un PDF con targa, modello, persona)? Caricalo con Carica con Lumi: Lumi propone un mezzo per riga (fino a 100 righe per file). CREA TUTTI I COMPLETI registra quelli che hanno targa, modello, proprietà, noleggio o leasing e una persona dell’azienda; gli altri si aprono con APRI LA SCHEDA, già riempiti. Una targa che c’è già si dice «Già presente» e non si duplica. Il file dell’elenco non resta in archivio.

Su ogni persona del mezzo c’è Allega il foglio firmato: Lumi lo legge (data, uso promiscuo, valore del fringe benefit) e il foglio va nel fascicolo della persona in archivio. Se le lettere sono già in archivio, la linguetta lo dice e Lumi propone i mezzi da lì.

No, qui è solo un’informazione: uso promiscuo sì o no e il valore annuo (con il mensile accanto). In busta lo mette lo studio paghe, dalla lettera, come oggi.

Sì, nel Profilo, in I miei mezzi (con i mezzi accesi per l’azienda, la riga c’è solo per chi ne ha uno): modello, targa, da quando ce l’ha e le scadenze; se il mezzo è di più persone, vede chi altro lo usa. Non vede il canone né il valore del fringe benefit. Anche l’RSPP e i preposti vedono i mezzi assegnati a loro; la gestione dei mezzi resta all’ufficio del personale.

Sono un’altra cosa e restano in Parametri azienda › Veicoli e tariffe, con la tariffa al chilometro: un’auto personale usata per lavoro non è un mezzo aziendale.

I DPI li consegnano l’RSPP (solo nelle aziende che segue; se entra solo per l’incarico e le pagine sono state scelte, serve «DPI»), l’Amministratore azienda, il Gestore e il preposto (nelle aziende in cui è nominato). I dispositivi aziendali — telefono, computer, badge, chiavi — l’ufficio del personale, l’Amministratore azienda e il Gestore, da «Dispositivi aziendali». Chi ha solo il ruolo di ufficio del personale vede anche i DPI della persona, ma non li consegna.

Dalla voce «Piano di miglioramento» del menu, con «Segnala»: cosa ha visto, dove, fino a quattro foto. La segnalazione arriva subito all’RSPP e all’ufficio del personale, che la accettano — diventa un’azione con un responsabile e una scadenza — o la scartano scrivendo il motivo. Il preposto la ritrova in «Segnalate da me» e vede come va a finire; è quello che la legge gli chiede (art. 19 del D.Lgs. 81/2008: segnalare le non conformità). Nel testo non si scrivono dati sanitari.

Sì, dalla voce «Controlli» del menu, sul telefono: scegli il controllo (antincendio, cassetta di primo soccorso, attrezzature), i reparti, e per ogni voce OK, non conforme o non applicabile; una non conformità chiede cosa non va e prende fino a quattro foto. All’avvio l’app carica checklist e reparti: se non riesce, chiede la rete. Poi il controllo resta sul telefono anche senza segnale e si manda quando torna. Ogni non conformità diventa un’azione del Piano di miglioramento — con priorità e responsabile se li scegli, altrimenti da valutare per l’RSPP — e il verbale va in archivio. Il sopralluogo dell’RSPP invece lo fanno l’RSPP e l’ufficio del personale.

Nel Profilo azienda, sotto «Incarichi», c’è «Preposti nominati»: «Nomina o togli» e scegli le persone. Se i DPI sono accesi per l’azienda, trovano «Consegna DPI» nel menu; chi ha già la voce «DPI» usa quella. Se il nominato non ha un attestato da preposto valido, accanto al nome compare un avviso giallo: la nomina vale lo stesso, l’attestato va caricato a parte.

Nel Profilo, righe «I miei DPI» e «I miei dispositivi» (e «I miei mezzi» per chi ha un mezzo aziendale), accanto a «I miei documenti». In alto le consegne da confermare (sui DPI dici «Preso» o «Non preso», sui dispositivi «Ho ricevuto»), poi i DPI da consegnarti con «L’ho preso», quello che hai in uso e quello che hai restituito. Nei DPI trovi anche Chiedi un DPI e Scarica il mio registro DPI; i verbali delle consegne sono fra i tuoi documenti.

La conferma mancante è un’informazione grigia e non rende rossa la persona; se però il DPI è scaduto o vicino alla scadenza, il registro mostra prima quello stato. Per i DPI arriva un promemoria 1, 3 e 7 giorni dopo la consegna, alle 9 dei giorni feriali: una notifica a chi ha l’app sul telefono, un’email a chi usa solo il web o il Mac. Per i dispositivi aziendali, dopo 3 giorni arriva un sollecito automatico, una volta sola. Chi gestisce le dotazioni può premere «Sollecita la conferma» dal registro, o «Sollecita» nell’Archivio, filtro «Da firmare». Chi non usa l’app può firmare il verbale stampato: lo carichi in archivio come «Consegna DPI», ma la consegna nell’app resta da confermare.

Serve il permesso della fotocamera (il telefono o il browser lo chiedono la prima volta). Se non c’è una fotocamera, o il permesso è negato, il codice si scrive a mano nello stesso campo, e le foto del dispositivo si scelgono fra i file. Leggere il codice non salva nessuna immagine: si salvano solo le foto che aggiungi tu con «Aggiungi foto», e stanno con il verbale.

Nel catalogo dei DPI scegli A disposizione al posto dei mesi: la riga non ha scadenza e non manda avvisi. Il lavoratore, in «I miei DPI», sotto «Quando ti servono», preme Chiedine: la richiesta arriva al preposto e all’RSPP, e compare in cima alla «Consegna». Consegnando, la richiesta si chiude da sola. Gli altri DPI del catalogo si chiedono da Chiedi un DPI, scegliendo il DPI e il motivo (prima consegna, usurato, rotto, perso, taglia sbagliata, altro).

Il DPI resta da consegnare: lo trovi in cima alla «Consegna» e nel registro con la chip «da consegnare», e chi l’ha consegnato riceve un avviso. Quando glielo dai, è lui a premere L’ho preso in «I miei DPI»: nasce un verbale nuovo con quel DPI e la scadenza parte da quel giorno. Se non va più consegnato, premi Annulla, scrivi il motivo obbligatorio e conferma. Finché resta da consegnare, la persona è rossa nel semaforo dei DPI.

Chi può consegnare i DPI può annullare una voce alla volta. Se il lavoratore non ha ancora risposto, nel Registro tocchi la riga e premi Annulla la consegna: scrivi il motivo obbligatorio e confermi. Se ha l’app, riceve un avviso. Il preposto trova le stesse righe in IN ATTESA DI RISPOSTA, sotto «DA CONSEGNARE» nella pagina «Consegna DPI». Se ha risposto Non preso, puoi annullare dal Registro o con «Annulla» in «DA CONSEGNARE», sempre col motivo. Se ha risposto Preso, anche firmando, il comando resta grigio: toccandolo leggi «Ha già risposto: usa «Registra la riconsegna»». Nel Registro e in «I miei DPI» la voce annullata resta con data, chi l’ha annullata e motivo: non risulta restituita.

Ognuno riceve i DPI della sua mansione, più quelli di ogni sua abilitazione. Nella linguetta «Catalogo» dei DPI, la card DPI per mansione e abilitazione ha due parti: sopra Per mansione (base), una riga per ogni mansione del DVR (Addetto taglio → scarpe S3, guanti…); sotto Per abilitazione (in più), quello che serve in più a chi ha un’abilitazione (Carrellista → casco…). La barra fissa in basso conta le modifiche del catalogo e delle spunte: Scarta le annulla, SALVA salva entrambe le card. Cambiando linguetta, azienda o pagina l’app chiede «Salvare le modifiche?». Chiedi a Lumi dal DVR legge il DVR e propone i DPI per le mansioni e per le abilitazioni insieme, con la pagina da cui li ha letti: niente cambia finché non premi «Applica».

Da lì in Consegna, scelta la persona, i DPI che le mancano entrano già nelle righe; nel registro e nella scheda della persona compare «mancano N DPI» con accanto per cosa («per la mansione Addetto taglio», «per Carrellista»); nel semaforo dell’Archivio chi non li ha tutti è rosso. Una mansione o un’abilitazione tolta dal Profilo azienda non chiede più DPI.

Al caricamento Lumi legge le prime 30 pagine del DVR; nel Profilo azienda le prime 20 e quelle sulle mansioni, nei DPI quelle sui DPI. Con «Leggi tutto il DVR», nel Profilo azienda, nei DPI o in «Chiedi a Lumi» sul DVR aziendale, ti dice quante pagine: scegli i DVR e confermi con «Leggi». Le pagine scansionate si leggono come immagini. La lettura conta sui consumi dello studio e può durare qualche minuto.

Nel registro dei DPI, accanto al nome, Registro DPI: un PDF con ogni consegna, taglia, quantità, scadenza e la conferma in app con data e ora. Lo stesso registro il lavoratore lo scarica da «I miei DPI».

Con il solo ruolo RSPP non gestisce i telefoni: dalla voce «DPI» vede, consegna e sostituisce i DPI delle aziende che segue; i dispositivi aziendali restano all’ufficio del personale. Se ha un telefono assegnato a sé, lo vede in «I miei dispositivi» nel Profilo.