Informativa sulla privacy · MyFactories

Chi tratta i tuoi dati

Il titolare del trattamento è il tuo datore di lavoro: la società per cui lavori e che ti ha invitato a usare l'app. È a lei che ti rivolgi per qualsiasi domanda su questa informativa.

Se la tua azienda è seguita in MyFactories da un consulente esterno per la sicurezza (RSPP), che l'ha registrata e ne gestisce i dati della sicurezza, il titolare del trattamento resta la tua azienda: il consulente agisce per lei, e BICSGROUP srl tratta i dati per conto del consulente.

MyFactories è sviluppata e fornita da BICSGROUP srl, che tratta i dati per conto del tuo datore di lavoro come responsabile del trattamento (art. 28 GDPR):

• BICSGROUP srl
• via Ventura Vitoni, 5 — 51100 Pistoia
• amministrazione@bicsgroup.com

Quali dati raccogliamo

Solo i dati personali necessari a far funzionare i servizi aziendali interni dell'app.

• Nome e cognome
• Email aziendale
• Le cariche nel gruppo, come consigliere d'amministrazione o socio, con l'azienda e l'email per ogni carica: le inseriscono l'ufficio del personale del gruppo o chi gestisce la piattaforma, e le vedono soltanto tu, l'ufficio del personale del gruppo e chi gestisce la piattaforma. Le modifiche alle cariche vanno nel file per il consulente paghe. Se sei il datore di lavoro ai fini della sicurezza, usiamo l'email della carica per inviarti i riepiloghi della sicurezza e gli avvisi sui documenti di quell'azienda
• Se la tua azienda è seguita da un consulente esterno per la sicurezza (RSPP), il consulente può inserirti anche senza un account: nome, cognome e un numero nell'azienda, insieme ai documenti della sicurezza che ti riguardano (attestati, idoneità, corsi, DPI consegnati). Finché non hai l'app non registriamo nessuna email: non timbri e non ricevi notifiche né email da MyFactories. Se il consulente ti dà l'app, usiamo la tua email per mandarti il codice d'iscrizione; iscrivendoti ritrovi nel tuo account i documenti che ti riguardano
• Quando una persona senza account passa a un’altra azienda dello stesso consulente, nella nuova azienda nasce una scheda nuova e i documenti scelti da chi la sposta si copiano; quelli non scelti restano nella vecchia.
• Abitudini alimentari, per esempio vegetariano
• Allergie, intolleranze e note per la cucina (per esempio una dieta dopo un'operazione, o un alimento che non mangi per motivi religiosi). Possono essere dati sulla salute o sulle convinzioni religiose (art. 9 del GDPR): li scrivi tu, solo se vuoi, e puoi cambiarli o toglierli quando vuoi dalla pagina Abitudini alimentari. Servono soltanto alla mensa, per prepararti il pasto e per avvisarti quando un piatto contiene qualcosa che hai indicato: li vedi tu, li vede l'ufficio del personale della tua azienda e li vede il personale della cucina che prepara i tuoi pasti — una cucina può servire più aziende, e di ognuna vede solo le persone che serve. Non le mostriamo al tuo responsabile
• Richieste e approvazioni di ferie e permessi
• Orari di timbratura e giorni di assenza
• Il tuo codice dipendente Zucchetti per ciascuna azienda: lo inseriscono l'ufficio del personale o chi gestisce la piattaforma, e lo vedono soltanto l'ufficio del personale della tua azienda e del suo gruppo e chi gestisce la piattaforma. Serve ad abbinare i tuoi dati alle paghe ed è incluso nel file per il consulente paghe
• Quando timbri dal computer — dal browser o dall'app per Mac — l'indirizzo IP della connessione da cui arriva la timbratura e il momento in cui arriva. L'indirizzo IP non è la tua posizione: dice da quale rete parte la connessione. Lo vedono solo l'ufficio del personale e chi amministra l'azienda nell'app, non i colleghi né l'RSPP. Timbrando dal telefono, con il tondo o con il tag NFC, l'indirizzo non viene registrato
• I documenti che ti riguardano, caricati dall'RSPP o da HR — contratti, idoneità, attestati — e i certificati che alleghi a un'assenza
• Quando l'RSPP, l'ufficio del personale o l'amministratore decide che una voce del giudizio del medico «non serve» a una persona, registriamo chi lo ha deciso, quando e perché. Lo vede chi può consultare la scheda di quel giudizio; la decisione viene annotata anche nel registro delle modifiche.
• I tuoi documenti fiscali e di paga — cessione del quinto, pignoramenti, prestiti, scelte sul TFR — li vede solo l'ufficio del personale: l'RSPP, che è un consulente esterno, non vi accede, e del tuo contratto, del documento d'identità e della sorveglianza sanitaria vede che ci sono e quando scadono, non il file
• Negli incarichi della sicurezza si possono registrare anche persone senza account: nome, cognome, email facoltativa e documento di nomina firmato, collegati alla figura e alle aziende interessate. Quando l’RSPP registra un incarico senza il documento firmato, la registrazione resta in sospeso e non dà accesso.
• Le figure esterne — l'RSPP e il medico competente — sono nominate dall'ufficio del personale, con una nomina firmata da registrare entro pochi giorni e per un periodo definito, oltre il quale l'accesso si spegne da solo. Il medico competente vede il tuo nome, la matricola e la mansione, apre idoneità e sorveglianza sanitaria, e non vede presenze, assenze, formazione, contratto né documenti fiscali
• Il datore di lavoro ai fini della sicurezza della tua azienda — una persona indicata dall'ufficio del personale — vede in sola lettura l'archivio dell'azienda, compresi i documenti che ti riguardano, tranne i documenti fiscali e di paga e i certificati di assenza; non carica e non cancella nulla, e le sue aperture restano registrate come quelle dei consulenti esterni
• Il file di un documento si apre solo dall'app, con un collegamento che scade in cinque minuti: non esistono più link permanenti da copiare. Ogni apertura di un documento che ti riguarda da parte di un consulente esterno resta registrata — chi, quando, quale documento — a disposizione dell'ufficio del personale
• Le prese visione: quando confermi di aver visto un documento, registriamo il tuo account, il momento della conferma (l'ora del server) e l'impronta del file — un codice calcolato dal contenuto, che non contiene il documento. Le vedi tu, l'ufficio del personale e l'RSPP della tua azienda. Sul verbale di un sopralluogo conferma il datore di lavoro ai fini della sicurezza, e la sua presa visione la vedono lui, l'ufficio del personale e l'RSPP. Se il datore non usa l'app, chi gestisce l'azienda carica in archivio il verbale firmato su carta, che vale come la sua presa visione; senza l'una o l'altra il sopralluogo non è valido
• La firma sullo schermo: se la tua azienda la usa, quando firmi col dito il registro di un corso, una consegna di DPI o il verbale di un sopralluogo salviamo solo l'immagine del tratto, senza pressione, velocità o tempi. Va dentro il documento firmato, con il tuo nome, la data e l'ora, e la vede solo chi vede quel documento. Se firmi sul telefono del consulente o di chi tiene il corso, il documento lo dice.
• Se devi firmare o prendere visione di un documento e non l'hai ancora fatto, ti mandiamo un promemoria (al più tre, nei giorni feriali). L'ufficio del personale e l'RSPP della tua azienda vedono quanti promemoria ti sono arrivati e l'ultimo giorno, per sapere se sollecitarti.
• Il cartellino mensile: quando l'ufficio del personale chiude un mese, prepariamo un PDF con il riepilogo di quel mese — giorni, timbrature, ore, straordinari, ferie e assenze — dagli stessi dati consegnati alle paghe. Lo vedi tu e l'ufficio del personale della tua azienda; non lo vedono l'RSPP né il datore di lavoro ai fini della sicurezza. È l'azienda a decidere se mostrartelo: finché non lo fa, il cartellino resta al suo ufficio
• Le dotazioni: i DPI e i dispositivi aziendali che ti vengono consegnati — cosa, taglia, codice o numero di serie, data di consegna e di sostituzione, riconsegna — con il verbale e la tua conferma di averli ricevuti: per i DPI la conferma è la tua dichiarazione di ricevimento, scritta con data e ora nel verbale; il verbale va fra i tuoi documenti personali, dove lo vedono l'ufficio del personale, l'RSPP e il datore di lavoro ai fini della sicurezza. Se chiedi un DPI, la richiesta porta il motivo che scegli (prima consegna, usurato, rotto, perso, taglia sbagliata, altro) e arriva all'RSPP e ai preposti, o all'ufficio del personale se la tua azienda non ne ha. Alla consegna dici DPI per DPI quali hai preso: il verbale con la tua dichiarazione elenca solo quelli; quelli che non hai preso restano da consegnare, li vedono l'ufficio del personale, l'RSPP e il preposto, e chi te li ha consegnati riceve un avviso. Le vedi tu, l'ufficio del personale della tua azienda e, per i soli DPI, l'RSPP e il preposto. Alla consegna di un dispositivo aziendale chi consegna può aggiungere fino a quattro foto dell'oggetto, per documentare com'è quando te lo danno: sono facoltative, stanno con il verbale nello spazio di archiviazione della piattaforma e le vede chi vede il verbale. Per leggere il codice di un oggetto l'app usa la fotocamera solo mentre inquadri: legge il codice sul dispositivo e non salva né invia nessuna immagine. Nel browser, se non sa leggere i codici da sé, scarica la libreria di lettura da un servizio pubblico (jsDelivr), che non riceve né l'immagine né il codice. Lo stesso vale per un codice letto da una foto sul telefono o sul Mac. Con «Leggi con Lumi» chi consegna un dispositivo può invece mandare ad Anthropic uno screenshot o la foto di un'etichetta perché Lumi ne legga marca, modello, numero di serie e IMEI, solo se ha dato il consenso a Lumi: quei dati restano con la consegna, l'immagine no
• Il Piano di miglioramento, i sopralluoghi e i controlli della sicurezza: le azioni da fare in azienda — cosa, dove, chi le sistema ed entro quando, con la loro storia — e le segnalazioni dei preposti; i sopralluoghi dell'RSPP e i controlli periodici (antincendio, cassetta di primo soccorso, attrezzature) fatti dal telefono, con chi li ha fatti, chi c'era, i reparti, l'esito di ogni voce e fino a quattro foto per ogni cosa che non va, scattate per documentare luoghi e attrezzature. Finché il giro non è inviato, risposte e foto restano sul telefono di chi lo fa. Il verbale in PDF va nell'archivio dei documenti aziendali con la data del giro, e il datore di lavoro ai fini della sicurezza ne prende visione: la sua conferma si registra come le altre prese visione. Li vedono l'ufficio del personale, l'RSPP, il medico competente e il datore di lavoro ai fini della sicurezza della tua azienda; il preposto vede i controlli che ha fatto e le sue segnalazioni, chi ha un'azione in carico vede quella. Nel Piano si possono indicare persone esterne all'azienda (nome, email ed eventuale ditta) che eseguono un'azione: ricevono per email l'assegnazione, i promemoria e i solleciti, e hanno sempre un referente interno; i loro dati restano con l'azione nel registro. Il sollecito di un'azione si può mandare anche a indirizzi email scritti a mano, e resta nella storia dell'azione con a chi e quando
• I corsi di formazione sulla sicurezza: l'ufficio del personale o l'RSPP registrano i corsi e le presenze — ingresso, uscita, ore, note e una valutazione da 1 a 5 data dal docente, che il partecipante non vede. Ognuno firma la propria presenza dall'app, oppure su un foglio di carta allegato al registro: della firma dall'app restano chi ha firmato e quando, con l'ora del server. Il test di verifica si fa dall'app: domande, risposte, punteggio ed esito restano agli atti (fino a tre tentativi), e il PDF del test va fra i tuoi documenti personali. Alla chiusura del corso il registro delle presenze in PDF va nell'archivio dei documenti della formazione. Li vedono chi forma (l'ufficio del personale e l'RSPP), il datore di lavoro ai fini della sicurezza e tu per quello che ti riguarda; il medico competente no. Le risposte giuste non vengono mai mostrate a chi fa il test
• L'esito di un verbale di vigilanza si può inviare per email anche a indirizzi scritti a mano, per esempio all'organo di vigilanza. Ogni invio resta registrato nel piano del verbale: data, chi lo ha richiesto, destinatari, oggetto, numero di email inviate e indirizzi per cui l'invio non è riuscito.
• Su richiesta dell'ufficio del personale o dell'RSPP, MyFactories prepara un Excel con la mappatura del personale per gli audit dei clienti: nomi, date di assunzione, tipo e termine del contratto, scadenza del permesso di soggiorno, mese e anno della formazione sulla sicurezza e data della visita di idoneità, dai dati già presenti. I nomi si possono oscurare, sostituendoli con «Dipendente 1», «Dipendente 2» e così via. Il link firmato per scaricare l'Excel vale 15 minuti.
• «Il mio tempo», se la tua azienda lo attiva: i box in cui dividi la tua giornata (inizio e fine, categoria, tag, nota e, per il lavoro, l'azienda e il cliente), le entrate che scegli di segnare (importo, data, chi paga, cliente, nota) e le note e i promemoria che metti sul calendario (testo e ora). All'ora di un promemoria ti mandiamo una notifica e un'email con il suo testo; se lo hai condiviso, le mandiamo anche alle persone con cui lo condividi. Se inoltri gli inviti alle riunioni alla tua casella personale degli inviti, ne leggiamo solo titolo, ora, luogo e organizzatore per metterli nel tuo calendario come box da confermare; il resto dell'email non si conserva. I box, le entrate, le note e i promemoria li vedi solo tu, tranne i promemoria che scegli di condividere: li vedono, col testo, l'ora e i nomi di chi lo ha, le persone con cui li condividi, anche fuori dalla tua azienda, e ricevono anche loro l'avviso, e vedono chi lo segna come fatto, e quando. Per il resto né i colleghi, né il tuo responsabile, né l'ufficio del personale li vedono, e nessuno li apre dall'app. L'azienda vede soltanto i minuti già fatti sui suoi clienti, giorno per giorno; non vede i piani, le note, le categorie, i tag, i box senza cliente, le tue attività proprie con i loro clienti, le tue entrate né i tuoi promemoria. «Il mio tempo» non c'entra con le timbrature: non cambia le tue ore né la tua busta paga
• La To-do Canvas, se la tua azienda la accende per te: nella vista to-do le schede che scrivi (titolo, note, colonna, priorità, etichette, scadenza e il cliente dell'azienda a cui le colleghi), le foto e i PDF che alleghi e la loro storia (chi l'ha creata, assegnata, chi ha aggiunto un file). Una scheda la vedi solo tu finché non la condividi. Quando la condividi la vedono, la aggiornano e ne aprono gli allegati le persone che scegli, anche fuori dalla tua azienda, e ognuna vede chi altro la ha. Nessun altro la vede: né i colleghi, né il tuo responsabile, né l'ufficio del personale. Chi la riceve da fuori, del cliente vede solo il nome scritto sulla scheda. Per condividere con chi non è della tua azienda scrivi la sua email: ti diciamo il nome dell'account solo se esiste. A chi ha la scheda mandiamo una notifica il giorno prima della scadenza e il giorno stesso, con il titolo della scheda, o un'email, se non usi l'app sul telefono.
• Nella vista grafica, se la tua azienda la accende per te, le card che crei (il nome, una nota e le immagini che ci metti), i loro rami, la categoria, i tag e il cliente con cui le classifichi nel tuo Il mio tempo, le zone e il posto di ogni cosa nella vista grafica. La vista grafica la vedi solo tu. Una card la vedi solo tu finché non la condividi: quando la condividi la vedono, con le sue task e le sue immagini, le persone che scegli, anche fuori dalla tua azienda, e nessun altro, e possono aggiungerci task e toglierle. Non vedono come l'hai classificata, né il resto della tua vista grafica. Le task della vista grafica sono schede della To-do Canvas: per loro valgono le regole della To-do Canvas. Quando sposti una task fra le zone cambi la priorità della sua scheda, e la vedono anche le persone che hanno la scheda.
• Il token di notifica del tuo dispositivo, che serve a recapitarti gli avvisi dell'app
• Un diario tecnico delle azioni critiche — timbrature, richieste, ordini della mensa, caricamenti — con esito, momento del tentativo, piattaforma e versione dell'app

Perché li usiamo

Ogni dato serve a uno di questi scopi, e a nessun altro.

• Gestire i menu e le preferenze alimentari del servizio mensa
• Gestire le richieste di ferie e permessi e gli orari di lavoro
• Tenere traccia delle correzioni fatte dall'ufficio HR su ferie, assenze e timbrature, in un registro che vede solo l'ufficio HR
• Permettere ai dipendenti un accesso sicuro all'app
• Verificare le timbrature fatte dal computer e proteggere gli account: l'ufficio del personale può indicare gli indirizzi da cui la tua azienda timbra (per esempio la rete dell'ufficio) e vedere quando una timbratura arriva da un altro indirizzo. L'azienda può anche decidere che dal computer si timbri solo da quegli indirizzi: in quel caso, da un indirizzo diverso la timbratura dal computer non viene accettata e si timbra dal telefono
• Registrare la formazione sulla sicurezza che la legge chiede all'azienda (art. 37 del D.Lgs. 81/2008): corsi, presenze, firme e test di verifica
• Aiutarti a organizzare il tuo tempo, a ricordarti all'ora giusta quello che ti sei segnato e a sapere quanto rende un'ora di lavoro («Il mio tempo»): alla tua azienda arrivano solo i minuti già fatti sui suoi clienti
• Aiutarti a organizzare il lavoro con le schede della To-do Canvas, anche insieme ad altri, e a ricordarti le scadenze
• Aiutarti a pensare e a ordinare il lavoro nella vista grafica della To-do Canvas, anche insieme ad altri, con le task che diventano schede della To-do Canvas

I dati non sono utilizzati per scopi pubblicitari o di profilazione.

Su quale base giuridica

Il trattamento poggia sul rapporto di lavoro fra te e l'azienda.

È necessario per adempiere a obblighi contrattuali tra l'azienda e i suoi dipendenti, ed è autorizzato dall'utente nel momento dell'accesso tramite le credenziali aziendali fornite.

Come accedi all'app

L'accesso è riservato ai dipendenti dell'azienda.

• Email e password
• Codice identificativo univoco fornito dall'azienda

Se attivi l'accesso a due fattori, con l'app di autenticazione il segreto che genera i codici resta nella tua app e nei sistemi di autenticazione di Google (Firebase), mai nei nostri archivi; con il codice via email conserviamo solo un'impronta dell'ultimo codice mandato (che vale dieci minuti), l'ora degli ultimi invii e, per sessanta giorni, la data dell'accesso verificato.

Dove stanno i tuoi dati

I dati sono archiviati in modo sicuro sulla piattaforma Firebase (Google LLC), che garantisce standard elevati di sicurezza e protezione.

I documenti caricati sono conservati nello spazio di archiviazione della stessa piattaforma.

Non viene utilizzato Google Analytics né altri sistemi di tracciamento.

Per capire se l'app è lenta usiamo Firebase Performance Monitoring (Google): raccoglie i tempi di avvio dell'app e delle chiamate di rete, con il modello del dispositivo, la versione del sistema e il paese. Non raccoglie quello che scrivi o guardi nell'app, non serve per la pubblicità e non ti segue fuori dall'app.

I dati non vengono condivisi con terze parti non autorizzate.

Lumi, l'assistente AI

Lumi è facoltativo e funziona solo se dai un consenso a parte, dentro l'app.

Se accetti, le domande che scrivi a Lumi vengono inviate ad Anthropic — la società che fornisce il modello Claude — e Lumi può leggere i dati del tuo account aziendale per risponderti. I dati non vengono usati per addestrare modelli AI.

Quando scrivi a Lumi, l'app le manda anche l'elenco delle voci del tuo menu (per esempio «Quadri / HR › Personale»), così Lumi sa quali pagine puoi aprire e può dirti chi vede le altre. L'elenco dice il tuo ruolo nell'app; non contiene dati di altre persone e non viene salvato: serve solo alla risposta di quel momento.

Il testo completo del consenso sta nella pagina «Privacy Lumi», che l'app ti mostra prima del primo utilizzo. Finché non accetti lì, nessuna tua domanda esce da MyFactories.

Nell'Archivio documenti chi è autorizzato (RSPP, HR, amministratore) può usare «Carica con Lumi»: i documenti caricati — attestati, idoneità, contratti e altri documenti della sicurezza, anche quelli che ti riguardano — vengono inviati ad Anthropic perché Lumi li legga e proponga come archiviarli; una persona conferma sempre prima che entrino in archivio. Lo stesso vale per i contratti e i documenti dei mezzi aziendali e per il libretto letto in Parametri azienda, e per gli elenchi di mezzi e di dispositivi (Excel, CSV o PDF, con chi ha cosa) che l'ufficio carica perché Lumi proponga una scheda per riga: il file dell'elenco non si conserva. Lumi legge questi file solo se chi li carica ha dato il consenso a Lumi. I certificati di malattia e di assenza si allegano alla richiesta di assenza e non passano da Lumi. Se per errore se ne carica uno con Lumi o lo si inoltra alla sua casella, Lumi lo legge solo per riconoscerlo e il file viene cancellato subito. Nemmeno questi documenti vengono usati per addestrare modelli AI. Insieme al documento Lumi riceve il nome del file, l'elenco dei dipendenti delle aziende (nome, matricola) e le correzioni fatte in revisione negli ultimi sei mesi (nome del file e categoria scelta), che gli servono da esempio.

Lumi legge dai documenti mansione, data di assunzione, abilitazioni, rapporto e fine contratto e propone di aggiornare la scheda della persona. Dall’idoneità legge solo la mansione. Chi può già gestire la scheda conferma o scarta ogni proposta: Lumi non la aggiorna da solo. Se due documenti dicono cose diverse propone il più recente e indica anche l’altro.

Se in un documento Lumi trova una persona che nell'azienda non c'è, propone di registrarla: il nome e il cognome, così come sono scritti nel documento, restano nella proposta finché chi la rivede la conferma o la scarta, e la proposta si cancella 30 giorni dopo la chiusura. La persona viene registrata solo se chi rivede lo conferma.

L’RSPP con il pannello può caricare l’elenco del personale di un’azienda che gestisce: il file (Excel, CSV, PDF o foto) viene inviato ad Anthropic per leggere nome, cognome, mansione e data di assunzione, non viene conservato, e il codice fiscale e gli altri dati non vengono letti. Le persone nascono solo se chi rivede lo conferma, senza account.

Chi rivede una proposta o apre un documento archiviato può usare «Chiedi a Lumi»: quel documento, la sua scheda, le regole dell'archivio e l'elenco dei documenti della stessa persona (titoli, categorie e date, mai i certificati di assenza) vengono inviati ad Anthropic per rispondere alle domande, con lo stesso consenso e lo stesso perimetro della chat. «Chiedi a Lumi» non è disponibile sui certificati di malattia e di assenza né sulle proposte non archiviabili. Lumi non modifica niente in archivio. Per il DVR aziendale Lumi legge le prime pagine del DVR o, se chi lo chiede sceglie «Leggi tutto il DVR», il DVR intero, dopo conferma.

Di ogni documento aziendale in PDF l’app conserva il testo sul server per poterci cercare dentro; lo cancella insieme al documento. Paghe, privacy, documenti societari, idoneità, identità, contratti, sorveglianza sanitaria e certificati restano fuori. Chi può aprire un documento può cercare nel suo testo, senza Lumi. Con «Cerca con Lumi», che sceglie chi cerca dopo aver visto quanti documenti e pagine servono, il testo dei documenti aziendali ammessi di una sola azienda viene inviato ad Anthropic per rispondere alla domanda, con lo stesso consenso e lo stesso perimetro della chat. Lumi non modifica niente in archivio.

L'amministratore della piattaforma può chiedere a Lumi un «controllo normativo» delle regole dell'archivio (periodicità dei rinnovi, obblighi, fascicolo): in quel caso Lumi consulta il web sulle fonti ufficiali. Escono solo le tabelle delle regole, mai dati personali; le modifiche proposte le applica una persona.

L'RSPP, l'ufficio del personale o l'amministratore può chiedere a Lumi il «profilo azienda»: la visura camerale e le prime pagine del DVR o, se chi lo chiede sceglie «Leggi tutto il DVR», il DVR intero caricati in «Documenti aziendali» vengono inviati ad Anthropic perché Lumi proponga codice ATECO, tipo di attività, classe di rischio, incarichi e documenti richiesti a quell'azienda. Sono documenti aziendali: possono contenere dati personali, come i nomi dei legali rappresentanti nella visura. Lumi può proporre anche il nome del datore di lavoro ai fini della sicurezza letto nei documenti: una persona lo conferma prima che sia indicato nel profilo. Ogni voce proposta la applica una persona.

Chi forma (l'ufficio del personale o l'RSPP) può caricare un test di verifica in PDF perché Lumi ne proponga le domande e le risposte giuste: il PDF viene inviato ad Anthropic solo se chi lo carica ha dato il consenso a Lumi, e il test si usa solo dopo che una persona lo ha confermato. È il modulo del test, senza le risposte di chi lo fa.

L'ufficio del personale e l'RSPP possono caricare nel Piano di miglioramento i verbali degli organi di vigilanza e i report d'audit di un cliente o ente: il file viene inviato ad Anthropic perché Lumi proponga le azioni da fare, solo se chi lo carica ha dato il consenso a Lumi.

Nel foglio «Altri rimborsi», se la tua azienda ha acceso «Lumi legge gli scontrini», quando tocchi «Leggi con Lumi» la foto o il PDF dello scontrino viene inviato ad Anthropic perché Lumi ne legga importo, data, negozio e categoria, solo se hai dato il consenso a Lumi; l'importo entra nel rimborso solo quando lo aggiungi tu, e chi approva vede quello che Lumi ha letto. Nemmeno queste foto vengono usate per addestrare modelli AI.

Chi è autorizzato può anche inoltrare a Lumi un'email con i documenti in allegato (casella lumi@agent.myfactories.it): gli allegati vengono inviati ad Anthropic come per «Carica con Lumi», e oggetto e testo dell'email gli servono solo come indizio. Le proposte finiscono nella lista «da rivedere» di chi ha scritto, che riceve una ricevuta; nulla entra in archivio dalla posta. A chi scrive da un indirizzo non riconosciuto Lumi risponde solo che l'email non è stata letta: i suoi allegati non vengono conservati.

Alla stessa casella può scrivere anche un dipendente, per cinque cose: chiedere una timbratura che ha dimenticato, sapere quante ferie gli restano, comunicare un'assenza (per esempio una malattia), chiedere ferie e chiedere un permesso. In questo caso il testo dell'email viene inviato ad Anthropic, che ne ricava soltanto il tipo di richiesta, le date e gli orari; il testo non viene usato per addestrare nessun modello e non resta ad Anthropic. Quando si comunica un'assenza quel testo può contenere il motivo, cioè un dato sulla salute: per questo, appena Lumi riconosce un'assenza, il corpo dell'email viene cancellato dai nostri archivi e restano soltanto il tipo di assenza e le date. L'email si legge solo se hai dato il consenso a Lumi: senza, Lumi risponde che non l'ha letta e il testo non viene conservato. Il certificato non si manda a Lumi: il numero di protocollo INPS si mette dall'app. Lumi non scrive mai niente alla prima email: risponde dicendo in parole che cosa ha capito e a chi manderebbe la richiesta, e la richiesta nasce solo se la persona risponde di sì. Chi ha scritto, che cosa Lumi aveva capito e come è andata restano scritti, e li vede l'ufficio del personale della sua azienda. Si riconosce solo l'indirizzo dell'account con cui si accede all'app, e se l'email non risulta partita davvero da lì Lumi non fa niente.

L'RSPP può inviare all'ufficio HR dell'azienda un «sollecito»: un'email con l'elenco, per persona, dei documenti della sicurezza scaduti, in scadenza o mancanti. Va agli HR dell'azienda e alla casella HR aziendale, con copia all'RSPP, e l'RSPP può mandarlo anche a indirizzi email che scrive lui (al massimo 10 per invio), anche fuori dall'azienda. Ogni invio è registrato con mittente, destinatari, testo e data.

L'assistenza

Quando chiedi aiuto dall'app, la tua richiesta diventa un ticket.

Dalla pagina «Assistenza» puoi scrivere all'assistenza di MyFactories: si apre un ticket con il tuo nome, la tua email, la tua azienda, il messaggio, la pagina dell'app da cui scrivi, la versione dell'app e il tipo di dispositivo. Se lo scegli, al ticket si allega anche la tua conversazione con Lumi (gli ultimi 20 messaggi).

Nel ticket puoi allegare fino a 3 immagini JPG o PNG, per esempio una schermata dell'errore: le vedono solo tu e l'assistenza, e arrivano anche per email alla casella dell'assistenza MyFactories.

Il ticket e le risposte li leggono solo tu e il personale dell'assistenza MyFactories di BICSGROUP; le risposte ti arrivano nell'app e per email. L'ufficio del personale della tua azienda non vede i tuoi ticket, tranne la richiesta di cancellare l'account, che gli arriva per email.

Se sei abilitato a Lumi, dalla stessa pagina puoi chiedere aiuto a lui: in questa conversazione Lumi legge soltanto la guida di MyFactories e il tuo saldo di ferie, ex festività e permessi, con il consenso a Lumi; nient'altro dei tuoi dati.

Per quanto tempo li conserviamo

I dati restano nell'app finché servono agli scopi per cui sono stati raccolti.

I dati del tuo profilo, delle tue richieste e delle tue timbrature sono conservati per la durata del rapporto di lavoro e per il tempo in cui l'azienda è tenuta a conservarli.

Il diario tecnico delle azioni porta una scadenza a 90 giorni dal momento in cui la voce è stata scritta.

L'indirizzo IP delle timbrature fatte dal computer porta una scadenza a 90 giorni dal momento della timbratura; la timbratura resta, come le altre.

Le conversazioni con Lumi si cancellano, con tutti i loro messaggi, 90 giorni dopo l'ultimo messaggio.

Quando il rapporto di lavoro finisce, i box, le entrate, le note e i promemoria di «Il mio tempo» restano a te in sola lettura per 90 giorni, con «Scarica il mio tempo» per portarteli via in un file Excel; poi si cancellano. All'azienda restano solo i totali dei minuti sui suoi clienti.

Una scheda eliminata si cancella subito, con gli allegati e la storia. Quando il rapporto di lavoro finisce, le tue schede restano a te in sola lettura per 90 giorni; poi quelle che hai creato si cancellano, anche per chi le aveva ricevute, ed esci da quelle che avevi ricevuto.

Una card eliminata si cancella subito, con le sue immagini; un'immagine che togli da una card si cancella entro due giorni. Quando il rapporto di lavoro finisce, la vista grafica resta a te in sola lettura per 90 giorni; poi si cancella, e con lei le card che hai creato, anche per chi le aveva ricevute.

I ticket di assistenza, con i loro messaggi e le immagini allegate, si cancellano 12 mesi dopo la chiusura. Un'immagine scelta e mai inviata si cancella il giorno dopo.

Quando non lavori più in azienda, restano i tuoi dati, i tuoi documenti in sola lettura senza limite e la privacy, con guida, assistenza e sicurezza del tuo account. Ruoli e incarichi sono spenti finché non rientri; le firme e le prese visione in attesa non sono più dovute finché sei fuori. Lumi legge la data di cessazione scritta nell’UniLav e la propone: la conferma chi gestisce le persone, mai Lumi da solo. Chi gestisce le persone può programmare il primo giorno fuori fino a 366 giorni da oggi, cambiare o annullare la data prima dello spegnimento. Fino al giorno prima lavori e accedi come sempre; da quel giorno non risulti più assente e l’accesso si limita come descritto qui. L’UniLav di cessazione è facoltativo: si può caricare nel popup o dopo dal pannello RSPP e resta nei documenti della persona, senza passare da Lumi.

Le prese visione non si cancellano e non si modificano, nemmeno dall'ufficio del personale: sono la prova della consegna di un documento.

Puoi chiedere in qualsiasi momento di cancellare il tuo account e i dati che ti riguardano: dal Profilo dell'app («Chiedi di cancellare il mio account») oppure dalla pagina myfactories.it/cancella-account, anche senza l'app. L'account si cancella entro 30 giorni; restano solo le presenze, le paghe e le prese visione, che il tuo datore di lavoro deve conservare per legge. Puoi scrivere anche a amministrazione@bicsgroup.com.

Cosa non facciamo

Alcune cose l'app non le fa, ed è giusto dirle.

• Non raccogliamo la tua posizione: né il GPS né altri dati di localizzazione del telefono o del computer
• Non usiamo i tuoi dati per pubblicità o profilazione
• Non installiamo Google Analytics né altri sistemi di tracciamento
• Non ci rivolgiamo ai minori: l'app è destinata esclusivamente a personale dipendente maggiorenne, e nessun servizio è pensato per minori di 18 anni

I tuoi diritti

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