Come si gestiscono sicurezza e scadenze

MyFactories crea il tuo studio e ti manda un invito. Apri l’app, scegli «Ho un invito», inserisci l’email e il codice ricevuto e scegli la password. Quando MyFactories ha abilitato il pannello del consulente, apri «Archivio documenti»: il primo gesto è «NUOVA AZIENDA», in cima alla pagina, per creare la tua prima azienda cliente. Puoi partire anche senza clienti già presenti su MyFactories. Al primo «Carica con Lumi» l’app ti chiede il consenso a Lumi: leggilo e conferma per far leggere i documenti. I limiti di aziende, spazio e token di Lumi sono dello studio, condivisi fra i suoi account. Li decide MyFactories: aziende e spazio li vedi in cima all’Archivio documenti, i token del mese li vede il Gestore in Abbonamenti.

Se l’Amministratore ti ha abilitato il pannello del consulente, in alto vedi le aziende a carico dello studio e lo spazio rispetto ai limiti dello studio, e «NUOVA AZIENDA». Con «LE TUE AZIENDE» apri le aziende create dallo studio, anche da un collega e ad abbonamento diretto: ogni riga dice «attiva» o «in pausa dal …». Tocca una riga e poi «METTI IN PAUSA»: i file restano e lo spazio conta, ma l’azienda non conta fra quelle a carico dello studio. Nessuno la segue, non partono avvisi, email e push e le sue persone non entrano, anche se hanno una carica in un’altra azienda attiva. «RIATTIVA» fa rientrare con le stesse credenziali; le scadenze ripartono da oggi, senza gli avvisi del periodo in pausa. «ELIMINA TUTTO» chiede di scrivere il nome dell’azienda, senza badare alle maiuscole e agli spazi ai lati. Prima di cancellare arriva all’email di chi elimina un archivio ZIP dei documenti e un Excel di persone e scadenze: il collegamento vale 7 giorni. I certificati di assenza non sono nell'esportazione: si cancellano con l'azienda. Si cancella tutto, anche i documenti da conservare per legge: dopo l’esportazione li conservi tu. Se qualcuno lavora anche altrove, il comando resta grigio con il motivo e l’elenco: chi gestisce deve prima spostarlo dalla sua scheda. Durante il lavoro leggi il passo (da 1 a 8); se si ferma leggi il motivo e puoi usare «RIPRENDI». «Aziende eliminate» mostra gli ultimi 30 giorni e «SCARICA L'ESPORTAZIONE» dà collegamenti nuovi di 5 minuti, finché l’esportazione non scade. Il consulente vede solo le eliminazioni chieste da lui; il Gestore le vede tutte. Oltre il limite la riga diventa gialla: puoi continuare a lavorare. Scegli una tua azienda: sopra la lista delle persone trovi «AGGIUNGI PERSONA», con nome e cognome. Tutti gli account abilitati dello studio possono farlo nelle aziende create dallo studio, anche da un collega; il Gestore può farlo in tutte. I comandi non disponibili restano grigi: toccali per leggere il motivo. La persona ha il chip «senza account»: non timbra e non riceve comunicazioni, ma documenti e scadenze si gestiscono come per gli altri. Nella scheda di chi non ha l’account puoi modificare il nome. Nelle aziende create dallo studio, «NON PIÙ OPERATIVA» vale anche per chi ha l’app: scegli sul calendario «Da quando non lavora più qui?», dalla data di assunzione se c’è fino a 366 giorni da oggi; fino al giorno prima resta operativa. I documenti restano in archivio; la persona vede solo i suoi dati e i suoi documenti, in sola lettura senza limite. Le firme e le prese visione che la aspettavano escono da «Da firmare» e dai conteggi: nella sua scheda restano grigie «non più dovuta» finché non rientra. «TORNA OPERATIVA» chiede conferma e ripristina gli accessi e le firme ancora in attesa. Nelle aziende con l’ufficio del personale il comando è grigio: le persone le gestisce l’ufficio. Lumi può proporre la cessazione letta nell’UniLav: nelle aziende create dal consulente decidono gli account abilitati dello studio, nelle altre l’ufficio; il Gestore ovunque. Con «DAI L’APP» scrivi l’email e mandi il codice d’iscrizione. Finché non si iscrive leggi «invito mandato a …» e puoi usare «RIMANDA L’INVITO». Iscrivendosi ritrova i suoi documenti, i corsi e i DPI; la conferma dei DPI arriva dall’app. Se è il datore, senza app non vede l’archivio e non firma i sopralluoghi.

Nella scheda scegli «COLLOCA IN UN'ALTRA AZIENDA»: vale solo per chi non ha l'app e non ha un invito in corso. Scegli l'azienda dall'elenco e il giorno dal calendario. Nella vecchia resta non più operativa, con documenti e DPI; nella nuova nasce una scheda nuova, con un ID nuovo. Scegli i documenti che la seguono: si copiano nella nuova azienda, gli altri restano nella vecchia.

Quando Lumi legge nome e cognome di una persona che non è nell’azienda, la revisione lo dice sopra la tendina del dipendente. Dove puoi aggiungere persone, «CREA IL DIPENDENTE» apre nome e cognome da controllare: dopo la creazione la proposta è già collegata alla persona. In fondo alla tendina trovi anche «+ Nuova persona…». Con un omonimo l’app avvisa e chiede «CREA LO STESSO»; nessuna persona nasce senza la tua conferma.

In «Da rivedere», col pannello del consulente attivo, se Lumi legge un'azienda che fra le tue non c'è, propone CREA L'AZIENDA col nome letto, che puoi correggere; conta nel limite, e gli altri documenti con lo stesso nome la seguono. Se il nome è solo simile a una tua, scegli tu fra È QUESTA e CREA L'AZIENDA. Se lo studio ha già un'azienda con lo stesso nome e un'altra partita IVA, l'azienda non si crea: il messaggio dice nome e partita IVA di quella che c'è e la proposta resta da rivedere; se è la stessa scegli È QUESTA, altrimenti usa un nome diverso.

In testa all’Archivio documenti c’è «Fascicolo»: scegli la scheda «Fascicolo per l’ispezione», poi la data (oggi o nel passato), le persone (tutte, alcune o nessuna: con nessuna esce la sola parte aziendale; «Cerca» trova un nome fra tanti) e se vuoi solo il quadro o anche i file allegati: esce un PDF solo, con la copertina, i documenti aziendali presenti a quel giorno con il loro stato e, per ogni persona, cosa doveva avere e cosa aveva. Il fascicolo è di una azienda alla volta: se stai guardando più aziende insieme, il pulsante resta grigio finché non ne scegli una dal menu in alto.

La cosa importante è che risponde a quella data e non a oggi: un attestato rinnovato nel frattempo non copre l’anno scorso, e un documento che oggi è stato sostituito torna a valere se a quel giorno era l’ultimo. Vale anche un attestato caricato la settimana scorsa ma emesso anni fa: quel giorno la persona era formata, e il fascicolo lo dice.

Due cose che il fascicolo scrive in prima pagina, e che conviene sapere prima di consegnarlo: chi lavorava in azienda a quella data non lo ricostruisce (le persone sono quelle che scegli tu), e i requisiti sono quelli di oggi — risponde a «a quella data questa persona aveva X», non a «a quella data le regole erano queste». In copertina trovi anche chi l’ha generato e quando: due fascicoli della stessa data, stampati a distanza di mesi, possono essere diversi proprio perché nel frattempo l’archivio è cresciuto.

Apri «Fascicolo»: la prima scheda è «Documenti di una persona». Cerca il nome e toccalo: sotto compaiono i suoi documenti divisi per tipo, con già spuntati gli ultimi di ogni tipo (anche se scaduti: sono quelli che contano). Le versioni vecchie stanno chiuse in «Versioni precedenti»: le aggiungi tu se servono, e togli quello che non vuoi mandare. Esce un PDF solo con un indice in prima pagina (tipo, date, a che pagina sta) e poi i file veri, uno dopo l’altro; le foto e le scansioni in JPG o PNG entrano come pagine. Niente parte aziendale: per quella c’è il fascicolo per l’ispezione.

Valgono le stesse regole dell’archivio: entrano solo i file che tu potresti aprire. Un RSPP vede contratto e carta d’identità scritti nell’indice con «file non incluso»; il medico competente non vede neppure la riga del contratto. I documenti Word ed Excel, che non si possono unire a un PDF, sono nell’indice con «da scaricare a parte».

Trovi quello che tu potresti già aprire. Il fascicolo non è una scorciatoia: un RSPP vede dei contratti la riga con tipo, date e stato — quanto basta a mostrare all’ispettore che ci sono — ma non il file; le idoneità entrano, mentre fisco, privacy e atti societari restano fuori. L’ufficio del personale ha anche quei documenti; i certificati di assenza restano fuori per tutti. Quello che resta fuori è scritto in prima pagina, con il motivo: un fascicolo incompleto non deve somigliare a uno completo. Se scegli «con i documenti allegati» e i file sono troppo pesanti, il PDF esce lo stesso con il solo quadro e dice quali allegati mancano: meglio un fascicolo in mano in ispezione che nessun fascicolo.

In testa all’Archivio documenti, accanto a «Fascicolo», c’è «Report»: cinque stampe, un PDF ciascuna (la quinta, Piano, è il registro del Piano di miglioramento, per chi lo vede). Scadenzario: in testa «Mancano», persona per persona; poi cosa scade e quando, dai documenti già scaduti in avanti, dentro la finestra che scegli (30, 90, 180 giorni o 12 mesi). Formazione: per ogni persona gli attestati che ha e, in rosso, i corsi che le mancano; in fondo il riepilogo per corso. Scheda: tutto di una persona — cosa deve avere, cosa ha, gli incarichi che ricopre, i suoi documenti (almeno una persona va scelta: sceglierne più d’una stampa una scheda per ciascuna). Conformità: il semaforo di ogni persona, gli incarichi senza abbastanza titolari, i documenti dell’azienda mancanti o scaduti — le stesse cose che il datore riceve la sera per email — e in fondo una sezione Registri: gli infortuni degli ultimi dodici mesi con i giorni di assenza e i mancati infortuni, le assenze da infortunio a cui manca ancora la riga nel registro, e cosa manca all’antincendio e al medico competente (piano di emergenza, prova di evacuazione, nomina del medico, sopralluogo, protocollo sanitario). Sono gli stessi numeri della scheda Registri dell’app: lì ci sono anche i nomi e si scrive, nel PDF ci sono solo i conti.

I report rispondono a oggi, e contano i lavoratori attivi: le caselle condivise dell’ufficio restano fuori; chi è registrato come amministratore o collaboratore conta solo se indicato come datore. Per la situazione a una certa data del passato c’è il Fascicolo, che è nato per quello. Come il fascicolo, i report sono di una azienda alla volta (con più aziende in ambito il pulsante resta grigio) e contengono solo quello che tu potresti già aprire: quello che il tuo ruolo non vede resta fuori, ed è scritto in prima pagina con il motivo. I certificati di assenza non entrano in nessun report, per nessuno.

Perché la pagina RSPP ha due viste. La vista RSPP è la vista di legge, la stessa del datore di lavoro ai fini della sicurezza: dentro c’è tutto ciò che un’ispezione (ASL, Ispettorato del lavoro, vigili del fuoco) può chiedere — formazione, idoneità, nomine, DPI, HACCP, contratti e UniLav, il documento d’identità (carta d’identità, passaporto o permesso di soggiorno), DURC, visura, polizze, CCNL, registri. Fuori restano solo il fisco personale, le paghe e i prestiti, i certificati di assenza, la privacy (GDPR) e gli altri documenti d’identità (patente, codice fiscale, residenza). La vista HR conta tutto, come prima.

Con la vista cambiano i colori delle righe, il «manca: …», i numeri delle aziende («critici», «in scadenza»), «Da pianificare», il sollecito e i filtri «Critici» e «In scadenza» dei documenti; le pillole «N doc» e dei giorni contano solo i documenti della vista. I documenti restano in archivio; quelli con emissione futura sono grigi, «non ancora valido», e non coprono requisiti fino al giorno di emissione. Report e Fascicolo escono con la vista di chi li chiede. L’interruttore RSPP / HR sta in alto a destra, accanto al saluto, per chi ha tutte e due le parti (l’Amministratore, il Gestore, chi è Ufficio personale e RSPP insieme): parte su RSPP e il telefono o il computer ricordano la scelta. L’Ufficio personale vede sempre la vista HR, l’RSPP sempre la vista di legge.

Le email di scadenza seguono la stessa regola: un documento della vista di legge va all’RSPP di riferimento, al datore di lavoro ai fini della sicurezza (se è nominato nel Profilo azienda) e all’ufficio del personale; uno fuori dalla vista solo all’ufficio del personale (e alla persona, se è suo).

I limiti di aziende, GB e token di Lumi al mese sono condivisi fra gli account dello studio. Contano le aziende create dallo studio a suo carico, non quelle seguite solo con un incarico. Nei token contano anche lo studio stesso e la cache. Oltre il limite si avvisa, senza bloccare il lavoro. Il Gestore li imposta dalle tendine in «Abbonamenti», anche a 50 aziende, 3 GB e 2 milioni di token; «nessun limite» vale per i token. Il Gestore può accendere «Abbonamento diretto con MyFactories» su un’azienda creata dal consulente: dal mese dopo aziende, spazio e token passano all’azienda, che non conta più nei limiti dello studio. Spegnendolo, torna a carico dello studio dal mese dopo. La scheda indica il mese effettivo. Tutti gli account abilitati dello studio continuano a seguirla e conservano «AGGIUNGI PERSONA» e «DAI L’APP». «Presenze e richieste» non si accende da sé: il Gestore lo sceglie a parte.

La tua azienda è in pausa: per ora l’app non si apre, anche se hai una carica in un’altra azienda attiva. Puoi solo uscire con «ESCI». Quando torna attiva entri come prima, con le stesse credenziali. Al nuovo accesso puoi leggere «La tua azienda è in pausa: l'app non si apre finché non torna attiva.». I dati restano conservati. L’azienda sparisce dagli elenchi di chi la segue; il Gestore la trova in Abbonamenti con «In pausa dal …», «da fatturare» a 0 e «RIATTIVA», il consulente in «LE TUE AZIENDE». La riattivazione non manda gli avvisi del periodo in pausa.

Dentro l’azienda, accanto ad «AGGIUNGI PERSONA», l’RSPP con il pannello e il Gestore trovano «CARICA L’ELENCO DEL PERSONALE». Scegli un file Excel (.xlsx), CSV, PDF o una foto, fino a 5 MB, dopo aver dato il consenso a Lumi. Lumi legge nome, cognome, mansione e data di assunzione, non il codice fiscale: una carta per persona, da rivedere prima di «CREA». Nome e cognome si possono correggere, la mansione si sceglie fra quelle dell’azienda e la data dal calendario. Chi è già in azienda o compare due volte nel file è segnato: si crea solo con «CREA LO STESSO», mai con «CREA TUTTE». Le persone nascono senza account e l’app si dà dopo con «DAI L’APP». Il file non si conserva e la lettura conta sui consumi dello studio. Se esci, le carte non create si perdono.

Dalla sua scheda in Personale, nella matita «Ruolo in app», accendi «Pannello RSPP» (lo danno il Gestore e l’Amministratore azienda). Gli apre il pannello RSPP della sua azienda e del suo gruppo, e si somma agli altri ruoli. Non lo nomina RSPP: l’RSPP di riferimento, la nomina, il recap e gli avvisi («lavora scoperto», «richiesta di un DPI») restano a chi ha l’incarico, interno o esterno, da «Profilo azienda», sezione «Incarichi».

Apri «Documenti aziendali» e scrivi in «Cerca»: titolo, nome del file, voce, etichetta, unità produttiva, azienda o date (per esempio «2024», «04/2024», «15/04/2024»). Maiuscole e accenti non contano e puoi scrivere più parole in qualsiasi ordine, anche di campi diversi: «incendio mensa» trova una valutazione incendio della sede Mensa. Per il testo dentro i PDF usa «Dentro i PDF». «Cerca» c'è anche nei documenti di una persona, dall'occhio nella linguetta «Dipendenti».

Con «Filtra» scegli Stato, arco temporale, unità produttiva, voce e ruolo di chi ha caricato («Caricato da»). Le pastiglie degli anni riempiono dal 1° gennaio al 31 dicembre. Per le unità scegli prima un'azienda: i documenti senza unità valgono anche per la sede scelta; «non dichiarata» mostra solo quelli senza unità. Per la voce spunta prima un'etichetta. Computer e telefono hanno le stesse sezioni; i ruoli compaiono se ce n'è più di uno.

Sotto la ricerca leggi quanti documenti trovi rispetto al totale dell'ambito e quanti filtri sono accesi. «Azzera» toglie ricerca, filtri e ordine. Gli scaduti e superati trovati restano nella cartella «Scaduti e superati», che conta solo i trovati e si apre da sola mentre cerchi. Con un filtro «Stato» i superati escono dalla lista.

Nei «Documenti aziendali», «Cerca» guarda titolo, voce e date mentre scrivi. «Dentro i PDF» cerca le parole dentro il testo, senza Lumi, solo quando lo tocchi. «Cerca con Lumi», per chi può usare Lumi e ha dato il consenso, risponde a una domanda leggendo i documenti della stessa azienda: scegli prima una sola azienda. Prima di «Cerca» ti dice quanti documenti e pagine legge; la ricerca conta sui consumi dello studio. I filtri restano validi; per Lumi il testo della domanda non restringe i documenti e i superati restano fuori. Le scansioni non hanno testo e restano fuori: la riga lo dice. Paghe, privacy, documenti societari, idoneità, identità, contratti, sorveglianza sanitaria e certificati non entrano mai.

Dalla scheda della persona: il «+» sulla sua riga apre «aggiungi documento», scegli categoria e date e alleghi il file (o lo trascini sul pop-up).

Con «Carica con Lumi», in testa all’Archivio documenti: scegli i file (PDF, JPG o PNG, fino a venti per volta, 20 MB l’uno; dei documenti lunghi Lumi legge le prime trenta pagine e il file si archivia intero), Lumi li legge e li propone già compilati. Nulla entra in archivio finché non confermi: i campi che Lumi non ha saputo riempire sono evidenziati e li completi con le tendine.

Se è proprio lo stesso file — stesso nome e stesso contenuto — viene fermato prima di salire: non si carica e non si paga nessuna lettura. Lo vedi nell’elenco, in grigio, con scritto perché. Se invece è un documento diverso passa, anche quando si chiama allo stesso modo o pesa uguale: due attestati dello stesso corso, di due persone diverse, sono due documenti e vanno archiviati tutti e due. E un documento che vale per più lavoratori — una comunicazione obbligatoria cumulativa, un attestato di corso collettivo — si archivia una volta per ciascuno: basta che il file porti il nome della persona, come si fa già. Quando il contenuto è già in archivio ma il nome è diverso, il file sale lo stesso e te lo dice, così decidi tu: e se poi in «da rivedere» risulta essere lo stesso identico file già archiviato per quell’azienda (o per quella persona), la riga te lo scrive con il nome del gemello, CONFERMA resta spento e accanto trovi «apri il gemello» per guardarlo prima di scartare. Chi preferisce caricare anche i file identici può chiedere l’opzione: la attiva il gestore della piattaforma per la singola azienda.

Sì. Nella lista «da rivedere», accanto ad «anteprima», e nel dettaglio di un documento archiviato c’è «Chiedi a Lumi»: si apre una finestra in cui Lumi ha davanti quel documento, la sua scheda, le regole dell’archivio e il fascicolo della persona. Chiedi «perché l’hai messo qui?», «cosa le manca?», «questa data da dove viene?», «quanto vale per legge?». Poche domande per documento (otto per conversazione): il file entra nel prompt ogni volta. Lumi risponde, non modifica: se qualcosa è da cambiare lo fai tu con le tendine o con MODIFICA.

Da una tabella compilata sulle norme (D.Lgs. 81/2008, accordi Stato-Regioni, DM 02/09/2021…), con la fonte annotata voce per voce. Il gestore della piattaforma la vede in «Aggiornamenti normativi»: sceglie l’intervallo consigliato (3, 6 o 12 mesi, di partenza 6) e avvia a mano il controllo: Lumi consulta le fonti ufficiali sul web e propone le modifiche, con norma, articolo e link; ogni proposta si applica o si scarta a mano. Niente cambia da solo. Se in un’azienda nessuno ha più un attestato valido per un incarico (antincendio, primo soccorso, preposto), la pill «incarichi senza titolare» in testa all’archivio lo dice, e il sollecito lo scrive all’HR.

Perché senza un profilo l’archivio non sa che azienda è. La pagina ha quattro sezioni, in ordine: Documenti letti da Lumi, Datore di lavoro, Profilo azienda, Rischio e controlli. In «Documenti letti da Lumi», «Configura con Lumi» chiede conferma prima di leggere visura, DVR e certificato INAIL; le nomine di RSPP, medico competente e RLS riportano la presenza in archivio, non sono lette in questo giro. Ogni voce proposta sta nella sua sezione, con documento e pagina: «apri» mostra il documento e «perché» apre motivazione e norma sul posto. «Vai alla prima» porta alla prima voce aperta. «Applica tutte» chiede conferma e salta quelle da guardare a mano: mansioni con avviso di sinonimo e datore senza una persona trovata in modo univoco o senza permesso di nomina. Un rifiuto non ferma le altre. Il datore proposto compare solo se non è già indicato; si applica solo quando il nome corrisponde a una sola persona attiva dell’azienda, e lo nomina chi è già autorizzato. Lumi non scrive mai da solo. Le etichette dicono «Fatto», «N da confermare», «Manca»; per i documenti «Manca 1» o «Mancano N». Il profilo si compila nella voce «Profilo azienda» del menu RSPP e contiene: il codice ATECO (lo propone Lumi dalla visura, oppure si sceglie a mano dall’elenco ISTAT 2025 cercando per codice o per parola); gli incarichi, ognuno con il numero di addetti che servono in quell’azienda (due preposti, tre addetti al primo soccorso…); gli attestati per tutti i lavoratori; il gruppo di tariffa INAIL, da cui viene l’indice infortunistico. Un incarico lo ricopre qualcuno (antincendio, primo soccorso, preposto, RLS o RLS territoriale, e — dove qualcuno le ricopre — ASPP, RSPP interno e dirigente per la sicurezza: «Aggiungi…» offre solo queste figure; carrello elevatore, PLE, HACCP si danno nelle Abilitazioni). Nessuna delle ultime tre è chiesta finché non la si aggiunge; le copre il loro corso (ASPP: moduli e aggiornamenti; RSPP interno: moduli A, B e C e aggiornamenti; dirigente: la formazione dei dirigenti). Per il datore ci sono «Corso datore di lavoro» e «Corso datore di lavoro RSPP (art. 34)»: una persona può avere entrambi gli incarichi; l’art. 34 vale per tutti e due, il solo corso da datore non copre l’RSPP. L’RSPP esterno resta in «Profilo azienda», sezione «Incarichi»: se un’azienda ne ha uno e si aggiunge l’RSPP interno, l’app lo fa notare (l’RSPP è uno solo); un attestato lo ha una persona e non è un incarico (formazione dei lavoratori, aggiornamento, privacy…): la formazione dei lavoratori è obbligatoria per tutti in ogni azienda, e nel profilo si aggiungono gli attestati che in quell’azienda devono avere tutti in più (l’HACCP dove tutti manipolano alimenti). Contano solo gli incarichi scritti lì, più quelli che la legge pretende da tutte le aziende: un vecchio attestato in archivio non basta a far pretendere un incarico, e una società di servizi che non ha scritto «carrello elevatore» non se lo vede chiedere. L’RSPP (o l’ufficio del personale) carica da lì con Lumi la visura camerale, il DVR e il certificato INAIL, poi chiede il profilo: Lumi legge i documenti e propone ATECO, incarichi con il numero di addetti che il DVR indica, gruppo di tariffa e le mansioni che il DVR nomina. Ogni voce si applica o si scarta a mano; il numero di addetti lo può cambiare l’ufficio prima di applicare, e in ogni momento dalla riga dell’incarico. Da lì l’archivio conta quanti titolari validi ha ogni incarico rispetto a quanti ne servono, avvisa quando l’ultimo attestato valido sta per scadere («+N in scadenza» nella pill, e nel sollecito) e la pill «profilo mancante» dice quali aziende non lo hanno ancora. Tocca una mansione per vedere chi ce l'ha, rinominarla, unirla a un'altra o dividerla; se il nome nuovo somiglia a una mansione che c'è già, l'app lo dice prima di crearla. Il controllo vale anche per abilitazioni e reparti, compresi refusi e lettere scambiate. Con «USA QUELLA» si tiene la voce esistente; con «CREA COMUNQUE» si aggiunge il nome nuovo. «Togli» è grigio finché qualcuno ha la mansione: prima sposta le persone dal popup o con «Unisci con…». L'unione mantiene sorveglianza e DPI della destinazione; le parti nuove di una divisione copiano quelli di partenza. Idoneità e documenti già in archivio restano validi. Il Diario della persona conserva gli spostamenti.

Perché nel Profilo azienda, sotto «Abilitazioni», ci sono le abilitazioni che una persona deve avere — Carrellista, Addetto PLE, Addetto al taglio — e sotto ognuna gli attestati della formazione che servono a chi ce l’ha (il carrello elevatore, la PLE…). Cinque si scelgono da un elenco pronto con l’attestato già messo; le altre si scrivono a mano. Quegli attestati si aggiungono a quelli che valgono per tutti: chi ha l’abilitazione e non ha l’attestato risulta scoperto, gli altri non se lo vedono chiedere, e a nessuno si tolgono gli obblighi di tutti. Una persona può avere più abilitazioni; le dà l’ufficio del personale dalla sua scheda, in Personale, accanto alla mansione, oppure l’RSPP che segue l’azienda con «Assegna» o «Cambia» nei documenti della persona. Finché sotto «Abilitazioni» non c’è scritto niente, l’archivio si comporta esattamente come prima.

La mansione è il mestiere come lo chiama il DVR (Cuoco di mensa, Impiegato amministrativo): ognuno ne ha una, si legge nella scheda della persona e nei report, e la propone Lumi leggendo i DVR con «Configura con Lumi» (sotto «Mansioni del DVR»). Stabilisce anche i DPI di base e se serve la sorveglianza sanitaria. L’abilitazione è quello che la persona deve avere per fare certe cose (il carrello, la PLE): se ne possono avere più d’una, e aggiunge attestati e DPI. La pillola «mansione da assegnare» conta chi non l’ha nella scheda, anche se l’azienda deve ancora scrivere le mansioni del DVR; l’RSPP può assegnarla da lì con «Assegna».

Al caricamento Lumi legge le prime 30 pagine del DVR; nel Profilo azienda le prime 20 e quelle sulle mansioni, nei DPI quelle sui DPI. Con «Leggi tutto il DVR», nel Profilo azienda, nei DPI o in «Chiedi a Lumi» sul DVR aziendale, ti dice quante pagine: scegli i DVR e confermi con «Leggi». Le pagine scansionate si leggono come immagini. La lettura conta sui consumi dello studio e può durare qualche minuto.

A tutti quelli che sono nel protocollo sanitario del medico competente. Nel Profilo azienda, sotto «Mansioni del DVR», ogni mansione ha l’interruttore «Sorveglianza sanitaria», acceso di serie. Si spegne sulle mansioni che il medico non mette nel protocollo: a chi ha quella mansione l’idoneità non si chiede più — niente rosso, niente «manca: idoneità», niente avviso «sta lavorando scoperto», niente voce nel kit del primo giorno — e nella sua scheda resta una riga grigia, «Idoneità: non prevista (mansione …, fuori dal protocollo sanitario)». Chi non ha una mansione resta dentro. Le idoneità già in archivio non si toccano e i loro avvisi di scadenza continuano. Nel report di conformità una riga dice quali mansioni sono fuori e quante persone, e il quadro del medico competente conta solo chi è dentro.

Quando una persona comincia a lavorare e ha un documento di sicurezza scaduto, l’avviso parte subito al suo capo reparto e all’RSPP dell’azienda, e resta scritto: a fine mese diventa la frase col numero di giornate («ha lavorato 3 giorni con l’attestato carrellista scaduto»). Si avvisa solo sugli scaduti, non su quelli mai caricati: un archivio in caricamento farebbe suonare l’avviso su decine di persone e nessuno lo guarderebbe più. L’avviso arriva come notifica sul telefono; se non si riesce a inviarla — per esempio perché sull’app non risulta un dispositivo a cui mandarla dopo un cambio di telefono — arriva la stessa cosa per email, e l’email lo dice. Uno dei due, mai tutti e due. Se l’azienda non ha acceso le comunicazioni di sicurezza in «Parametri azienda», non arriva né l’una né l’altra: la riga di fine mese però si scrive lo stesso, quindi il giorno che le accendete i mesi passati sono già contati.

È la classificazione del DM 388/2003, che decide il corso degli addetti al primo soccorso e la dotazione: gruppo A (corso di 16 ore, aggiornamento di 6 ore ogni tre anni, cassetta di pronto soccorso) per le aziende con più di cinque lavoratori e indice infortunistico INAIL superiore a 4; gruppo B (12 ore, 4 di aggiornamento, cassetta) per le altre aziende con almeno tre lavoratori; gruppo C (12 ore, 4 di aggiornamento, pacchetto di medicazione) sotto i tre. L’indice viene dal gruppo di tariffa INAIL scelto nel profilo (tabella ministeriale sulla G.U. n. 192 del 17/08/2004: si riconosce dalle prime due cifre della voce di tariffa sul certificato INAIL) e il numero di lavoratori è quello dei lavoratori attivi in app per quell’azienda: le caselle condivise dell’ufficio restano fuori; chi è registrato come amministratore o collaboratore conta solo se indicato come datore. Oltre cinque lavoratori, se manca l’indice il gruppo resta da decidere. Alcune attività sono in gruppo A a prescindere dall’indice (rischio di incidente rilevante, centrali, miniere, agricoltura oltre i cinque lavoratori): in quei casi il gruppo lo sa l’RSPP, l’app lo ricorda in una nota.

I certificati di malattia e di assenza si allegano alla richiesta di assenza del dipendente. Se per errore ne carichi uno con «Carica con Lumi» o lo inoltri alla casella di Lumi, Lumi lo legge solo per riconoscerlo e il file viene cancellato subito, senza una proposta da rivedere. «Chiedi a Lumi» non è disponibile sui certificati né sulle proposte non archiviabili.

No. La categoria «Fisco, paghe e prestiti» (cessione del quinto, pignoramenti, prestiti, anticipo e destinazione del TFR, detrazioni) è riservata all’ufficio del personale: nell’archivio dell’RSPP quei documenti non compaiono, né in lista né nel fascicolo della persona. Il contratto, il documento d’identità e la sorveglianza sanitaria restano in riga, perché servono al semaforo — l’RSPP vede che ci sono, di che tipo sono e quando scadono — ma il file lo apre, scarica e condivide solo l’ufficio del personale (o il dipendente, in «I miei documenti»). Anche la privacy resta fuori dall’archivio dell’RSPP. Chi ha il ruolo in app Ufficio personale e amministrazione vede tutto come prima.

Fra i documenti aziendali c’è la categoria «Atti societari»: dentro ci sono il Verbale del CDA, il Verbale dell’assemblea dei soci e «Altro». Si carica come ogni documento dell’azienda, e si trova nel filtro sotto «Atti societari». Non scade. Nel titolo va la data della seduta («Verbale del CDA del 12/03/2026»): scelta la seduta come data di emissione, l’app propone il titolo da sola, e Lumi fa lo stesso quando lo archivia. Con la data, due verbali diversi restano due documenti e il più vecchio non finisce fra i superati. Gli atti societari li vede solo l’ufficio del personale: l’RSPP, il medico competente, il datore di lavoro ai fini della sicurezza e i consulenti esterni non li vedono.

No, e dall’11 settembre 2026 non serve più: il file si apre dall’app con «Apri», «Scarica» o «Condividi», che passano un collegamento valido cinque minuti. Un link copiato prima non apre più niente, e chi non è nel perimetro riceve un rifiuto anche se ha l’indirizzo. Ogni apertura di un documento personale da parte di un consulente esterno resta registrata — chi, quando, quale documento — e l’ufficio del personale la vede nel pannello dei consulenti.

Nella voce «Registri» del menu, sotto RSPP: si sceglie l’azienda in alto e poi una delle tre schede — Infortuni, Antincendio, Medico competente. Due schede su tre non hanno dati loro: leggono i documenti che stanno già in archivio (piano di emergenza, prove di evacuazione, CPI, registro dei controlli; nomina del medico, protocollo sanitario, relazione annuale, sopralluogo, idoneità) e dicono cosa manca invece di limitarsi a elencare cosa c’è. La scheda Infortuni è l’unica che aggiunge un dato nuovo: l’evento, con la denuncia all’INAIL.

Che qualcuno ha comunicato un’assenza di tipo «Infortunio sul lavoro» ma nel registro non c’è ancora la sua riga: manca com’è successo, dove, quanti giorni, se la denuncia all’INAIL è partita. L’app lo sa perché l’assenza c’è già, e lo dice prima che lo chieda un ispettore. Quando viene comunicata o inserita un’assenza «Infortunio sul lavoro», l’RSPP di riferimento e l’ufficio ricevono la notifica e l’email «Infortunio da registrare»: il collegamento apre i Registri di quell’azienda, sulla scheda Infortuni. Si tocca la riga arancione, si preme «Completa» e il modulo arriva già con persona, data e giorni dentro: si scrivono a mano solo il luogo, cos’è successo e i provvedimenti presi.

Con «+ Registra un evento», scegliendo Mancato infortunio: il quasi-incidente, quello in cui non si è fatto male nessuno. Non ha giorni di assenza, non si collega a nessuna assenza e la denuncia all’INAIL non è dovuta — infatti quei campi spariscono. La persona coinvolta si può anche non indicare. Si registra perché la volta dopo può andare diversamente, ed è la cosa che in una visita ispettiva dice che la sicurezza la si guarda davvero.

No, si annulla: si apre la riga e si preme «Annulla questa riga», scegliendo il motivo (errore di inserimento, doppione, evento non confermato). La riga resta nel registro, grigia e in fondo, e non conta più nei totali: un registro che si può svuotare in silenzio non vale niente in ispezione. Per una correzione — una data sbagliata, il numero della denuncia arrivato dopo — si riapre la riga e si salva: cambia tutto tranne l’azienda, che non si sposta mai. Se annulli la riga di un’assenza, quell’assenza torna «da completare».

Li vedono l’ufficio del personale, l’RSPP, il medico competente e il datore di lavoro ai fini della sicurezza dell’azienda; per i consulenti vale anche la scelta delle pagine nell’incarico. Nel registro infortuni scrivono soltanto l’ufficio del personale e l’RSPP: il medico e il datore leggono. Sulle due schede fatte di documenti vale la mappa di sempre — il medico, per esempio, vede la riga dei documenti di emergenza ma non il file, e il conteggio degli addetti antincendio non gli compare affatto, perché gli attestati di formazione non sono nel suo perimetro.

È il registro di quello che si deve sistemare per la sicurezza: cosa, dove, chi lo fa ed entro quando. Il D.Lgs. 81/2008 (art. 28) vuole nel DVR il programma delle misure di miglioramento e chi le attua, e ogni audit — l’ASL, un modello 231, la ISO 45001, l’audit di un marchio — chiede per prima cosa di vederlo e di vedere che le misure sono state fatte. Lo trovi nel menu RSPP accanto a «Registri» (e nelle sezioni del datore e del preposto): in testa quattro numeri — aperte, scadute, da verificare, da valutare — e sotto le azioni, le scadute per prime.

Con «+ Nuova azione»: si sceglie da dove nasce — a mano, da un infortunio del registro (anche con «Crea azione» sulla riga dell’evento), da una prescrizione della vigilanza (ASL, Ispettorato, Vigili del fuoco: la scadenza è il termine della prescrizione), da una riunione periodica o da «Audit di un cliente o ente» — poi titolo, luogo, priorità e chi la fa. La priorità propone la scadenza (urgente 7 giorni, alta 30, normale 90); con «Data libera» scegli il giorno. Il responsabile è una persona dell’azienda, che riceve subito una notifica sul telefono; se chi la esegue è una persona «Esterna», scrivi nome ed email e scegli un referente interno. I preposti con il solo ruolo di preposto non scrivono azioni: segnalano (cosa hanno visto, dove, fino a quattro foto) e la segnalazione arriva all’RSPP e all’ufficio, che la accettano completandola o la scartano con il motivo. Nel testo di un’azione non si scrivono dati sanitari: il nome del responsabile sì, la diagnosi di qualcuno mai.

Un’azione si chiude in due passi. Chi la fa la segna fatta con una prova — una foto o un documento già in archivio (la verifica dell’impianto, la fattura della protezione montata) — e da quel momento è «da verificare». Poi l’RSPP o l’ufficio del personale la verifica: la chiude, oppure la riapre scrivendo il motivo. Chi l’ha segnata fatta non può verificarla, nemmeno se è l’RSPP: è il senso della verifica (ISO 45001 §10.2). Se l’unico che potrebbe verificare è proprio lui, la riga lo dice e aspetta l’ufficio del personale.

No, come nei registri si annulla scegliendo il motivo (errore di inserimento, doppione, segnalazione non fondata, superata da un’altra azione con il suo numero). La riga resta, grigia e in fondo, con il suo numero: un registro con i buchi nella numerazione o che si svuota in silenzio non regge in ispezione. Ogni passaggio — scadenza spostata con il motivo, responsabile cambiato, riapertura — resta nella storia dell’azione.

Agli interni arrivano notifiche sul telefono e il recap della sera. Subito: il responsabile quando gli si assegna un’azione; l’RSPP e l’ufficio a ogni segnalazione e a ogni azione segnata fatta. Alle 8 di mattina: il responsabile sette giorni prima della scadenza e il giorno stesso, l’RSPP e l’ufficio con un riassunto «N da verificare, M scadute» se c’è qualcosa — al massimo una notifica al giorno a persona. Chi esegue un’azione da esterno riceve invece email all’assegnazione e per gli stessi promemoria; con «Sollecita» si può anche scrivere all’esterno e ad altri indirizzi. Alle 20 il datore trova nel recap «Sicurezza della tua azienda» le azioni scadute con il responsabile e i giorni di ritardo, quelle da verificare e le segnalazioni da valutare. In «Report» c’è la stampa Piano: il registro con tutte le aperte e le chiuse o annullate degli ultimi dodici mesi, con la storia in breve; il report di Conformità ne riporta i numeri e il Fascicolo a una data mostra le azioni com’erano quel giorno.

Nel Profilo azienda. In «Reparti e aree» ci sono i reparti come li nomina il DVR: li propone Lumi quando legge il DVR (si applicano uno per uno) oppure si scrivono a mano; da lì diventano la tendina del «luogo» nel Piano di miglioramento, con «altro…» per un luogo che non è un reparto. Sotto, «Checklist dei sopralluoghi e dei controlli» elenca le quattro checklist di base — sopralluogo dell’RSPP, controllo antincendio, cassetta di primo soccorso, controllo delle attrezzature — ognuna con la norma su ogni voce. Con «ADATTA» togli le voci che in quell’azienda non servono e aggiungi le vostre: i verbali già fatti non cambiano, perché ogni sopralluogo tiene la copia delle voci che ha usato.

Dalla voce «Sopralluoghi», accanto al Piano di miglioramento, e dal telefono: sul computer si consultano i giri chiusi e i verbali, il giro no. All’avvio l’app carica checklist e reparti: se non riesce, chiede la rete. Con «+ Nuovo giro» scegli la checklist (quella dell’azienda, con le voci adattate nel Profilo), i reparti e chi c’è. Reparto per reparto, ogni voce è OK, non conforme o non applicabile; una non conformità chiede cosa non va e prende fino a quattro foto. Tutto resta sul telefono, anche se chiudi l’app o non c’è campo; «Chiudi il giro» si accende quando ogni voce ha il suo esito. Alla chiusura, per ogni non conformità scegli la priorità e chi la sistema, oppure «decido dopo»: all’invio al datore nascerà nel Piano di miglioramento da valutare. Con «Invia» partono prima le foto e poi il giro («in invio: 3 foto su 5»); se la rete cade, il giro resta sul telefono, sotto «Sul telefono, da mandare», e riparte da dove era. Il sopralluogo resta nella sezione «Da inviare al datore», per l’RSPP e l’ufficio del personale: con «Apri il verbale di prova» rileggi il PDF, segnato «BOZZA — non ancora inviato al datore». Il datore non vede ancora né giro, né verbale, né azioni. Con «INVIA AL DATORE» il giro arriva al datore, nascono le azioni numerate del Piano con gli avvisi ai responsabili e il verbale definitivo va in Archivio documenti con la data dell’invio. Se non lo invii resta da inviare, senza invii automatici. Se l’invio ha salvato il giro ma il verbale non è ancora pronto, usa «RIPROVA L’INVIO» sulla riga nei «Giri chiusi»: completa il verbale senza creare azioni doppie. I controlli periodici vanno invece in Archivio già alla chiusura, come oggi; il controllo antincendio prende la scadenza dei sei mesi. Il datore di lavoro ai fini della sicurezza prende visione del verbale del sopralluogo dalla stessa pagina («Ho preso visione del verbale»). Un sopralluogo chiuso è valido solo con la presa visione del datore dall’app oppure con il verbale firmato su carta e caricato in archivio. Senza nessuna delle due firme, la riga dice «NON VALIDO: manca la presa visione del datore» e il suo recap delle 20:00 lo elenca. L’RSPP o l’ufficio del personale usa «CARICA IL VERBALE FIRMATO» sulla riga non valida: sceglie un PDF, JPG o PNG di massimo 20 MB. Il verbale firmato va in Archivio documenti e la riga dice «firmato su carta»; con la presa visione dall’app dice «firmato dal datore». I controlli periodici e i giri annullati non chiedono la firma. Se il telefono si perde prima dell’invio, il giro si perde con lui.

Finché è «Sul telefono, da mandare», con «CANCELLA» e la conferma «CANCELLA IL GIRO» butti la bozza e le foto: il datore non ne sa niente. Nella sezione «Da inviare al datore», l’RSPP e l’ufficio del personale possono «CANCELLA» scegliendo il motivo dall’elenco «Giro di prova», «Doppione», «Errore nel giro», «Altro»: spariscono giro, foto e verbale di prova, ma resta una riga nel registro delle modifiche. Dopo «INVIA AL DATORE» il sopralluogo non si cancella più: con «ANNULLA» scegli il motivo dallo stesso elenco e il datore lo vede annullato col motivo. In Archivio il titolo del verbale comincia con «ANNULLATO — »; le azioni ancora aperte del Piano nate dal giro si annullano insieme, con lo stesso motivo. Quelle chiuse restano nel loro stato e mostrano l’annullamento del sopralluogo d’origine. I comandi non disponibili sono grigi: toccali per leggere il motivo.

Sì, con la sua mappa: apre e carica le idoneità, la sorveglianza sanitaria e il DVR; delle nomine, delle attrezzature, degli impianti e degli altri documenti dell’organizzazione vede solo la riga (che c’è e quando scade); non vede formazione, contratti, assicurazioni, privacy né i documenti fiscali, e non ha le Assenze né il sollecito. Vede le persone delle aziende che segue con nome, matricola e mansione, nessun dato di presenza. Lo nomina l’ufficio del personale dal pannello «Profilo azienda», sezione «Incarichi».

Gli incarichi di RSPP, medico competente e RLS stanno nel Profilo azienda, sezione «Incarichi», sopra le figure interne. L’ufficio del personale e il Gestore nominano con «NOMINA»: la finestra si apre con l’azienda già scelta e bloccata; si sceglie la persona o si invita un collaboratore esterno. Restano le date e la nomina firmata come prima: senza data, trenta giorni per il dipendente e una settimana per il consulente esterno, poi l’accesso si sospende. L’RSPP, nelle aziende del suo pannello abilitato, registra figura e persona dall’elenco dell’azienda, oppure nome e cognome senza account ed email facoltativa. Con «Allega il documento firmato» carica un documento in «Nomine e designazioni» o ne sceglie uno già in archivio per quell’azienda. Con il documento intestato a quella persona sarà attivo subito; senza, «In sospeso: manca il documento firmato»: nessun accesso e figura ancora scoperta. Se il documento è intestato a un’altra persona resta «In sospeso: il documento è intestato a un’altra persona», senza accessi, finché non si allega quello giusto. Si completa con «ALLEGA IL DOCUMENTO». Nelle aziende del suo pannello l’RSPP ha anche «REVOCA» sugli incarichi registrati da un RSPP, compresi quelli di un collega dello stesso pannello; le nomine fatte dall’ufficio o dal Gestore le revocano solo l’ufficio e il Gestore. L’RSPP non trova comandi grigi; fuori dal proprio pannello vede le righe senza comandi. L’ufficio e il Gestore usano «PROROGA», «REVOCA», «COSA PUÒ VEDERE», «COSA HA APERTO» e registrano la nomina firmata. Su più aziende, la revoca riguarda solo l’azienda aperta e dice su quali resta; proroga e pagine valgono per tutte e mostrano i nomi. L’elenco completo «Gestione incarichi» resta solo al Gestore; un vecchio collegamento dell’ufficio porta al Profilo. Serve il Pacchetto Sicurezza attivo sulle aziende. Un consulente esterno con incarico attivo conta nell’abbonamento come un dipendente in più. Lo studio non è un’azienda cliente, non conta negli abbonamenti e non compare nelle tendine. L’account del consulente esterno invitato resta nello studio e gli incarichi di un dipendente si leggono anche nel Personale e nella sua scheda.

Per ogni azienda di un incarico RSPP leggi anche il referente della nomina valida più recente in archivio e la data del documento; se il nome manca, «nome non indicato», se non c’è una nomina valida, «nomina non in archivio». Se la lettura non riesce, la riga lo dice. Il nome dell’account resta quello dell’incarico: accessi, notifiche e avvisi di infortunio continuano ad arrivare a quell’account.

Si sceglie incarico per incarico. Nel Profilo azienda, sezione «Incarichi», sulla riga della persona, «Cosa può vedere» elenca «Archivio documenti», «Registri», «DPI», «Assenze» e «Piano di miglioramento»; «Profilo azienda» si sceglie solo per l’RSPP. Un RSPP nuovo parte con tutte queste pagine tranne «Assenze»; un medico competente parte con l’archivio. Anche l’RLS ha l’archivio fra le pagine scelte, ma il solo incarico RLS non gli apre i documenti. Con «Solo queste pagine» la persona non vede richieste, storico o mensa della sua azienda — serve a chi ha l’account in un’azienda cliente ma ci lavora solo come consulente. La card lo scrive sotto le date («vede: Archivio documenti · Registri · solo queste pagine»). Chi ha anche un altro titolo — l’ufficio del personale, un capo reparto — vede comunque le pagine di quel titolo. Gli incarichi creati prima di questa funzione vedono come prima finché non si sceglie. Quando un incarico vale su più aziende, «Cosa può vedere» vale per tutte: il popup ne mostra i nomi, anche fuori dal gruppo.

Perché il tuo ruolo non la apre: le pagine dell’ufficio del personale, della cucina e del gestore della piattaforma si aprono solo a chi ha quel ruolo, anche se qualcuno ti manda il collegamento. Per un consulente la frase è «Questa pagina non fa parte del tuo incarico»: le pagine le sceglie l’ufficio del personale nell’incarico. «Torna alla Home» ti riporta all’inizio. Se pensi che la pagina ti spetti, chiedi all’ufficio del personale di controllare il tuo ruolo in app o il tuo incarico. Tutte le pagine di lavoro chiedono l’accesso: se il collegamento ti porta alla pagina di accesso, entra e ci arrivi.

L’archivio della sua azienda, in sola lettura: la voce «La mia azienda» nel menu «+». Vede tutto quello che c’è in archivio — documenti aziendali e fascicoli delle persone, con i semafori e le scadenze — tranne i documenti fiscali e di paga, gli atti societari e i certificati di assenza. Con il solo titolo di datore non carica, non elimina, non manda solleciti e non tocca il profilo dell’azienda: guarda. Ogni volta che apre un documento che riguarda una persona resta una riga nel diario, come per i consulenti esterni. La sera, alle 20:00, riceve «Sicurezza della tua azienda»: le stesse persone rosse di «La mia azienda», con il numero totale e le prime dieci con cosa manca; per le altre c’è un collegamento per vederle in app. Le «Critiche» sono a parte, con il motivo: un documento importante che scade entro 10 giorni, oppure è scaduto ma è coperto da un altro. Ci sono anche i documenti aziendali mancanti o scaduti e gli incarichi senza titolare — e una riga sola se è tutto in regola. Arriva dentro il recap della squadra se ha dei sottoposti, altrimenti come email a sé.

Si sceglie nel Profilo azienda, nella card «Datore di lavoro ai fini della sicurezza»: un elenco delle persone attive dell’azienda, più chi ha lì una carica societaria da un’altra azienda del gruppo, niente da digitare. Lo indica chi ha il ruolo in app Ufficio personale e amministrazione (nella propria azienda e nel suo gruppo) o il gestore della piattaforma; l’RSPP, che pure compila il resto del profilo, il campo lo vede ma non lo tocca — indicare il datore è dare un permesso, e i permessi li dà l’ufficio del personale. Si toglie scegliendo «Nessuno». Il datore di lavoro ai fini della sicurezza non ha un incarico in «Profilo azienda», sezione «Incarichi»: si indica qui, per una sola azienda a persona.

Nella card «Datore di lavoro ai fini della sicurezza» del Profilo azienda, sotto la scelta della persona, c’è «Attestati che deve avere il datore»: si aggiungono da un elenco le voci della formazione che gli servono: «Corso datore di lavoro», «Corso datore di lavoro RSPP (art. 34)» e «RSPP interno» (moduli A, B e C). Una persona può essere datore e RSPP: l’art. 34 vale per tutti e due gli incarichi; il solo corso da datore non copre l’RSPP. Se ce n’è almeno una, al datore di quella società si chiedono solo quelle, più gli attestati degli incarichi per cui è nominato, compreso il preposto se è fra i «Preposti nominati»: gli altri obblighi di tutti (formazione dei lavoratori, idoneità, contratto, UniLav) per lui non valgono. Se l’elenco è vuoto il datore è come tutti. Ogni società ha il suo elenco; l’app permette di indicare una persona come datore di una sola azienda.

Fra gli incarichi del Profilo azienda si aggiunge «RLS esterno (territoriale)» al posto di «RLS»: le due voci sono alternative. L’RLS esterno non ha attestati fra i dipendenti: lo copre la nomina caricata in archivio fra i documenti aziendali (Nomine e designazioni — RLS). La riga lo dice («nomina in archivio» o «manca la nomina»), e solo senza nomina finisce fra gli incarichi senza titolare.

Nel Profilo azienda, sotto ogni figura degli «Incarichi», «+ NOMINA»: scegli una persona attiva dall’elenco (con ricerca) e il «DAL» sul calendario, anche nel futuro. Lo fanno l’ufficio del personale, l’RSPP che segue l’azienda e l’Amministratore; agli altri i comandi sono grigi e spiegano perché. Si nomina anche senza attestato: prima del «dal» la riga dice «in attesa» e la persona non è rossa per quell’incarico; da quel giorno, se manca l’attestato valido, è rossa «manca: ANTINCENDIO (nominato)» (o la figura scelta). Fra i titolari conta solo con l’attestato valido: la nomina da sola non copre il numero richiesto. La nomina compare anche nella lista e nella scheda del Personale, con la data e l’eventuale «manca l’attestato». Sulla riga aperta «CORREGGI DAL» mette o corregge la data; «TOGLI» chiede «FINO AL»: quel giorno vale ancora, dal successivo no. Se togli prima del suo inizio una nomina futura, la annulli. La fine dell’incarico non toglie l’attestato dalle scadenze: per quello c’è «NON SERVE PIÙ» sul documento. L’RLS dato a una persona dell’azienda compare anche fra le figure interne in sola lettura: si cambia dalle righe RSPP, medico e RLS sopra le figure interne. Le nomine si gestiscono anche con i DPI spenti.

Il referente dell’RSPP sta sul documento «Nomine e designazioni — RSPP», un documento per azienda. Nella revisione di Lumi, solo per le nomine, puoi correggere o svuotare «Referente» e «Ufficio» prima di «Conferma»: sono testi liberi facoltativi, anche per persone senza account. Puoi farlo anche dalla «Modifica» di una nomina già in archivio; svuotando i campi li ometti. Nel dettaglio compaiono solo se indicati; nell’Archivio il nome affianca il titolo e «Cerca» trova anche referente e ufficio. In testa al Profilo azienda leggi nome, ufficio e data della nomina RSPP valida più recente, esclusi i documenti superati; il tocco apre il documento. Senza nome leggi «nome non indicato», senza una nomina valida «Nomina dell’RSPP non in archivio». I documenti già archiviati si completano dalla «Modifica». Il datore resta nella sua card.

No. Nel Profilo azienda anche il preposto si nomina con «+ NOMINA» e la data, come le altre figure. I preposti nominati prima conservano «dal —» finché qualcuno mette la data con «CORREGGI DAL». Dall’inizio della nomina deve avere sempre il suo attestato da preposto valido, qualunque sia il numero dei preposti: se manca o è scaduto la sua riga è rossa («manca: PREPOSTO (nominato)»), gialla da trenta a undici giorni prima della scadenza e rossa anche negli ultimi dieci. In «Presenze oggi» risulta scoperto se manca o è scaduto. La stessa regola vale per tutte le figure nominate. Per chi ha solo l’attestato e nessuna nomina conta il numero richiesto dall’azienda nel Profilo: un attestato scaduto fa rossa la riga solo se quelli validi in azienda sono sotto quel numero («sotto i richiesti in azienda»); se sono almeno quanti richiesti, resta verde con la pillola arancione. I preposti attivi oggi mantengono Consegna DPI e i controlli.

Apri il dettaglio dell’attestato dai documenti della persona o dalle Scadenze e premi «NON SERVE PIÙ». Vale per ogni attestato della Formazione di una persona, anche valido: per esempio il carrello di chi non lo guida più. Scegli «DAL» nel calendario (fra l’emissione, o il caricamento se manca, e oggi) e scrivi «PERCHÉ», al massimo 200 caratteri. Da quel giorno l’attestato esce dalle scadenze, dai contatori e dai titolari delle figure: resta grigio in archivio, con «Non serve più dal gg/mm/aaaa · motivo» e chi l’ha segnato nel dettaglio. Continua a superare gli attestati più vecchi dello stesso tipo, che restano in archivio. Se copriva un requisito della mansione, la persona torna «manca» subito. «RIMETTI» lo fa contare di nuovo. Lo possono fare l’RSPP che segue l’azienda, l’ufficio del personale e l’Amministratore; agli altri il comando è grigio e spiega il motivo al tocco. Ogni scelta resta nel registro delle modifiche come «Attestato: non serve più». Nei report e nei recap non conta più; un fascicolo a una data prima del «dal» lo mostra ancora.

Apri i documenti della persona (l’occhio sulla sua riga): sotto, fra le cose che mancano, accanto alla riga rossa che viene dal giudizio del medico c’è «Non serve». Scrivi perché (per esempio «fa solo lavori in quota, non usa la piattaforma») e conferma: la riga diventa grigia, con chi l’ha deciso e quando, e la persona non è più rossa per quella voce. Vale fino alla prossima visita: se il medico la riscrive nel giudizio nuovo, torna richiesta e si rivede. «Rimetti» la fa tornare richiesta subito. Lo possono fare l’RSPP che segue l’azienda, l’ufficio del personale e l’Amministratore, e resta scritto nel registro delle modifiche.

All’apertura, colori, contatori e incarichi scoperti aspettano persone, documenti e requisiti: finché i dati non sono arrivati vedi «Carico…». Se una lettura fallisce, compare un errore. Quando i dati arrivano, la pagina si aggiorna da sola, senza aprire e chiudere l’occhio.

Verde in regola, giallo se scade entro trenta giorni, rosso se è scaduto o scade entro dieci. La persona è rossa anche se le manca un documento obbligatorio per la sicurezza, il contratto, l’UniLav o il documento d’identità. Per quest’ultimo il giallo parte novanta giorni prima e il rosso solo quando è scaduto.

Per le scadenze dei documenti, l’ufficio del personale e la persona, se il documento è suo; per quelli della vista RSPP anche l’RSPP di riferimento e il datore di lavoro ai fini della sicurezza indicato nel Profilo azienda. Gli avvisi seguono gli interruttori delle comunicazioni in «Parametri azienda».

I documenti personali stanno nella scheda della persona. Le cartelle raggruppano le aziende che gestisci: scegli un nome e quali aziende metterci.

È il semaforo dell’azienda, sulle chip in alto nell’Archivio documenti: rosso se ha almeno un documento scaduto o che scade entro dieci giorni, giallo se il primo scade entro trenta, verde se è tutto in regola, grigio se in archivio non c’è ancora nessun documento. Sotto il nome, in piccolo, quanti sono: «due critici · cinque in scadenza». Serve a capire da quale cliente partire senza aprirli uno per uno. ⚠️ Il grigio non è verde: «nessun documento» vuol dire che quell’azienda è scoperta, non che è a posto. E il pallino guarda tutte le aziende che gestisci, anche mentre ne stai guardando una: aprire una cartella non spegne i semafori delle altre.

Sì. L’Archivio documenti e le pagine RSPP leggono tutte le aziende del tuo ambito, anche oltre trenta, con persone, documenti e semafori di ciascuna azienda.

Il rosso è per quello che blocca un’ispezione: idoneità e formazione mancanti o scadute, dall’8 settembre 2026 il contratto e l’UniLav assenti o scaduti (in un’ispezione del lavoro o in un audit di filiera si chiedono per ogni lavoratore), e dal 20 ottobre 2026 il documento d’identità mancante o scaduto — vale la carta d’identità, il passaporto o il permesso di soggiorno, non la patente — in tutte e due le viste; 90 giorni prima della scadenza la riga diventa gialla. La carta però non fa «lavorare scoperto»: le giornate scoperte e Presenze oggi restano sulla sicurezza. L’arancione «manca: …» è il resto del fascicolo da completare, oggi la privacy. Con il filtro «Da completare» li vedi tutti insieme.

Nella cartella «Scaduti e superati» in fondo alla scheda della persona e alla lista aziendale. Un documento rinnovato (la visita nuova, l’aggiornamento della formazione, la proroga del contratto) mette in grigio quello vecchio, che resta in archivio ma non fa più scattare avvisi.

No, se dici all’app di che sede sono. Su ogni documento c’è il campo «unità produttiva»: quando lo carichi con Lumi lo compila lui se la sede è scritta in copertina, e comunque lo scegli tu dal foglio del documento, dove trovi in tendina le sedi già usate in quell’azienda (la prima la scrivi, le altre le scegli). Due documenti di unità diverse non si mettono mai in grigio a vicenda: restano tutti e due sorvegliati, ognuno con la sua scadenza. Il campo non è obbligatorio, e lasciarlo vuoto vuol dire «non lo so»: l’app si comporta come prima, senza inventare nulla.

Sì. Su qualsiasi documento il campo «scadenza» c’è sempre, anche su quelli che per legge non scadono (DVR, piano di emergenza, UniLav, nomine…): lì parte vuoto, con la scritta «nessuna scadenza di legge: mettila solo se vuoi un promemoria», e Lumi non la propone. Una data messa a mano conta come tutte le altre: entra nelle Scadenze, colora il semaforo e manda l’avviso. Quando carichi il documento nuovo, quello vecchio passa fra i superati. Si toglie con la croce accanto alla data.

Sotto il tipo di documento (Piano di emergenza, Prova di evacuazione…) c’è la sede, com’è scritta nel campo «unità produttiva» del documento, con l’indirizzo quando c’è. Se manca c’è scritto «sede non dichiarata»: la sede si mette dall’Archivio documenti, con MODIFICA sul documento.

Con «NON PIÙ OPERATIVA» scegli il primo giorno fuori, anche futuro, fino a 366 giorni da oggi. Fino al giorno prima resta operativa e le assenze contano come sempre; da quel giorno non risulta più assente. La riga «Non più operativa dal … (programmata)» ha «CAMBIA DATA» e «ANNULLA» finché la persona è ancora operativa: li può usare chi gestisce le persone (il consulente che ha creato l’azienda col pannello attivo, oppure l’ufficio nelle altre aziende; il Gestore ovunque). L’UniLav di cessazione è facoltativo: puoi caricarlo nel popup o dopo con «Aggiungi documento» nella scheda della persona, categoria «contratto», sottocategoria «cessazione». Va subito in archivio, senza passare da Lumi. Fra i contratti, l’RSPP esterno carica solo l’UniLav di cessazione, per le persone delle aziende che segue: in «Aggiungi documento» vede «contratto» con la sola sottocategoria «cessazione». Gli altri contratti restano all’ufficio del personale. Se l’upload fallisce, la data resta salvata e puoi riprovare dal pannello RSPP. Dal giorno scelto sta nella cartella «Non più operativi» in fondo alla lista, con i suoi documenti: restano in archivio (la legge chiede cinque anni dalla cessazione) ma non contano per semafori, scadenze ed email. Puoi ancora caricare documenti a suo nome, anche con Lumi.

Con «Sollecito», accanto a «Carica con Lumi»: si apre un’email già scritta con scoperti, scaduti, in scadenza, fascicoli da completare e documenti aziendali dell’ambito in vista. Fra gli «scoperti» ci sono idoneità e formazione mancanti o scadute, e anche contratto, UniLav e documento d’identità assenti o scaduti; la privacy resta fra i «fascicoli da completare» nella vista HR. Scegli gli HR, la «casella HR delle aziende» o aggiungi fino a dieci indirizzi email, correggi il testo e invia; «copia a me» è già selezionato e puoi toglierlo.

Dal dettaglio del documento: «Scarica» lo salva, «Condividi» apre il foglio di condivisione del telefono o del computer, «Modifica» cambia categoria, tipo, titolo e date con le stesse tendine del caricamento. Il file si cambia con «Sostituisci con nuovo».

Sì. Inoltra l’email con gli allegati a lumi@agent.myfactories.it dall’indirizzo con cui usi MyFactories (RSPP, ufficio del personale o amministratore: agli altri mittenti Lumi risponde solo che l’email non è stata letta). Lumi legge gli allegati (PDF, JPG o PNG, fino a venti per email, 20 MB l’uno; dei documenti lunghi legge le prime trenta pagine e li archivia interi) come con «Carica con Lumi» e li mette nella lista «da rivedere», dove li vedono anche gli altri RSPP e l’ufficio del personale dell’azienda proposta; oggetto e testo dell’email gli servono solo come indizio. Ricevi una ricevuta con quanti documenti ti aspettano, i motivi degli scarti e il link alla lista. Niente entra in archivio dalla posta: confermi in app, come sempre. I certificati di malattia e di assenza non si archiviano da qui: se Lumi ne riconosce uno, il file viene cancellato subito e la ricevuta lo dice. Si allegano alla richiesta di assenza.

Carichi il verbale di consegna come documento della persona (categoria «Formazione e sicurezza», tipo «Consegna DPI»): la spunta «chiedi la presa visione al lavoratore» si accende da sola. Da quel momento il dipendente trova il documento in «I miei documenti», lo apre e conferma con «Ho preso visione». La conferma la registra il server — chi, quando, e l’impronta del file che ha visto — e non si può annullare: è la prova. Vale anche per un’informativa o una procedura consegnata alla singola persona: lì la spunta la accendi tu, perché su un attestato di corso non avrebbe senso chiedere una firma.

Nella scheda della persona, sulla riga del documento: «Consegna DPI · firmato» oppure «· da firmare». Il dettaglio del documento lo dice per esteso, con la data e l’ora. Se il file viene sostituito con uno diverso, la riga torna «da firmare» e la conferma vecchia resta nello storico: quello che il lavoratore ha visto allora non era questo. Chi non ha ancora firmato non diventa rosso: il semaforo guarda se il documento c’è, la firma è un’informazione in più.

Nell’Archivio documenti, scegli «Da firmare» nel filtro «Stato»: trovi le consegne DPI da confermare, i documenti che chiedono la presa visione, le presenze delle giornate aperte dei corsi e i verbali di sopralluogo da firmare. Prima di ogni sollecito, chi deve firmare riceve da solo un promemoria 1, 3 e 7 giorni dopo, alle 9 dei giorni feriali; non per le presenze dei corsi, che durano una giornata. L’ufficio del personale, il Gestore e l’RSPP dell’azienda possono premere «Sollecita» sulla riga della voce nel popup della persona; per il sopralluogo, sulla riga del verbale nei «Documenti aziendali». Parte subito una notifica a chi ha l’app sul telefono, oppure un’email a chi usa solo il web o il Mac. Si sollecita al più una volta al giorno per voce. Il datore e il medico vedono il filtro, ma non il comando.

Sotto la voce leggi «Sollecitata N volte · ultimo avviso il gg/mm» (con un avviso, «Sollecitata 1 volta»): il conto comprende insieme i promemoria automatici e i solleciti a mano; senza avvisi non compare. «Sollecita» è grigio se la persona non ha l’app (anche per le presenze dei corsi) oppure se per quella voce è già partito un avviso oggi. Per un sopralluogo è grigio anche se manca il datore nel profilo dell’azienda o se il datore non ha l’app. Per chi ha solo la veste di RSPP è grigio anche sui documenti riservati all’ufficio del personale. Toccalo per leggere il motivo: senza app si firma sul posto o su carta; per il sopralluogo si carica il verbale firmato su carta.

Per richiedere il verbale, dal Profilo azienda aggiungi «Consegna DPI» agli attestati dell’abilitazione di chi li riceve: senza il verbale o una consegna DPI registrata nell’app risulta scoperto. Se invece hai indicato i DPI attesi nel «Catalogo», per mansione o abilitazione, l’app li segue uno per uno: la persona è coperta solo se li ha tutti in uso e non scaduti, e il solo verbale non basta. Anche un DPI segnato «Non preso» la tiene rossa finché lo prende o la consegna viene annullata.

Le correzioni che fai in revisione (per esempio «lavori in quota» cambiato in «PLE») vengono ripassate a Lumi a ogni caricamento come esempi, per le stesse aziende. La data di emissione viene dal documento e, se manca, resta vuota; la scadenza può anche essere calcolata dall’emissione secondo le regole dell’archivio, e la proposta lo dice. Un modulo in bianco, senza firma né caselle barrate, lo segnala: resta fuori da «Conferma tutti», ma puoi confermarlo singolarmente se va bene così.