Come si usa la To-do Canvas

Lo stato «In corso» è comune a chi condivide la task. Nella scheda aperta, sotto Priorità, scegli «Da fare» o «In corso»; sulle task aperte compare la pillola «In corso», con il filtro omonimo e la ricerca «stato:in corso». La fascia in basso di ogni zona della vista grafica segue lo stesso stato e si ridimensiona trascinandone il bordo alto. Nelle vecchie zone troppo basse la fascia non compare: «Allarga la zona» prima di cambiare lo stato. «Sposta in…» conserva lo stato della scheda: una task In corso raggiunge la fascia della nuova zona, una Da fare il resto della zona. «Archivia subito le task fatte» nel menu della zona usa la stessa scelta della colonna Priorità. Accenderla trasforma anche la Priorità in lista; spegnerla lascia la lista.

L’ufficio del personale accende «To-do Canvas» nella tua scheda HR, accanto a «Time boxing». Sono due interruttori indipendenti. Il programma ha due viste, «Vista to-do» e «Vista grafica»: i due bottoni in cima alla barra a sinistra. La Vista to-do conserva Bacheca, Elenco, filtri, ricerca, Raggruppa, Ordina, Campi, condivisione, archiviate e promemoria. La Vista grafica resta grigia e spiega il motivo al tocco se non è accesa o manca Il mio tempo. La trovi nel menu «Il mio tempo», anche se lavori come esterno o studio paghe. Se viene spenta, non perdi le schede: quando si riaccende le ritrovi.

Crea le tue colonne con «+ Colonna»: la bacheca nasce vuota. Puoi rinominarle, spostarle e toglierle. Sul computer e sul tablet trascini la testata per cambiare ordine; «Senza colonna» resta sempre prima. Nel menu «Comandi colonna», «Sposta a sinistra» e «Sposta a destra» diventano grigi al limite: al tocco spiegano il motivo. Ogni persona mette una scheda nella propria colonna: la tua scelta non sposta quella degli altri. «Senza colonna» raccoglie le schede appena ricevute e quelle di colonne tolte. Una scheda finita si archivia: esce dalla bacheca di tutti. Da «Schede archiviate» la ripristini; con «Mostra altre 50» raggiungi anche le più vecchie.

Nel menu della colonna scegli «Trasforma in lista». Ogni scheda ha una casella, il titolo e la priorità; aprila per gli altri dettagli. Con «+ Aggiungi una scheda» e Invio scrivi subito la voce successiva, anche sul telefono. Il campo e la tastiera restano pronti anche mentre salva: il testo inviato resta selezionato e scrivendo lo sostituisci con la voce successiva. Durante il salvataggio un altro Invio sullo stesso testo non crea doppioni; se hai scritto una voce diversa, Invio la mette in attesa e parte da sola appena finisce, in ordine anche se ne scrivi più di una. Se un salvataggio fallisce, le voci in attesa non partono da sole e la bozza resta nel campo. Se il salvataggio fallisce vedi il motivo e il testo nel campo resta disponibile. Le schede segnate fatte restano barrate in fondo e non ricevono promemoria. Anche le colonne di «Colonne per: Priorità» hanno «Trasforma in lista»: la casella compare in Bacheca, nell’Elenco e sul telefono se è lista la tua colonna oppure la priorità della scheda. Nel menu di ogni lista puoi accendere «Archivia subito le fatte»: basta che una delle due liste lo chieda perché la spunta archivi subito. L’avviso «Fatta e archiviata» dura 6 secondi con «Annulla» e «OK»; Annulla, anche dalla barra o con ⌘Z e Ctrl+Z, riporta la scheda da fare. Se è condivisa, scegli «Archivia» per farla uscire anche dalle altre bacheche oppure «Solo segna fatta» per lasciarla barrata. Anche «Fatta» dal nodo della lavagna segue questa scelta: il nodo resta barrato. Sulle condivise la spunta vale per tutti: nella storia leggi chi l’ha segnata fatta o rimessa da fare. «Torna colonna normale» e gli spostamenti conservano lo stato: fuori lista vedi il titolo barrato e la pillola «Fatta». «Togli le fatte» chiede conferma e le archivia insieme, anche per le altre persone; ripristinandole ritornano fatte. Le colonne lista sono personali e non cambiano le zone della lavagna.

Nel menu di una tua colonna o di una Priorità accendi «Somma le cifre», anche se è una lista: sotto il nome compare «Totale € 0,00». Ogni scheda ha il campo «Importo», visibile a tutte le persone con cui è condivisa: scrivi per esempio «12,50», «1.234,56» o «−5», anche con «€» e il punto per i decimali. Il tasto «±» cambia il segno; vuoto o zero tolgono la cifra. Il limite è un milione di euro, in più o in meno. La cifra si vede come pillola sulla scheda e sulla riga della lista, anche fuori dalle colonne che sommano. Nel campo veloce di una colonna che somma, «20 pranzo» e Invio creano una scheda «pranzo» con € 20,00; «-10» crea una cifra negativa e conserva «-10» come titolo. Nelle colonne normali il testo resta il titolo. Il totale somma le schede che vedi, seguendo i filtri: le fatte contano finché restano in colonna, le archiviate no. Il totale è personale; la cifra della scheda è comune a chi la condivide e le modifiche si leggono nella storia. Annulla e Rifai conservano anche le cifre. «Senza colonna» e le zone della lavagna non hanno questa opzione.

Nei tre puntini di ogni colonna, comprese le Priorità e «Senza colonna», e di ogni zona della Vista to-do scegli «Ordina per»: Scadenza (di base), Nome, Creazione, Priorità o Ultima modifica. Vale anche sul telefono. Nome va da A a Z senza distinguere maiuscole e accenti; Creazione mette prima le più nuove. Ogni colonna o zona ricorda la propria scelta su questo dispositivo. Le fatte restano in fondo nelle liste. Anche le card «Fuori dalle zone» seguono la scelta della zona: Nome usa il nome della card e Creazione la sua data di creazione. Nell’Elenco trovi le stesse voci in «Ordina per»; una scelta della singola zona prevale su quella dell’Elenco.

Una scheda è privata finché chi l’ha creata non sceglie «Condividi con…». Scegli un collega o un contatto già usato; per chi non è nell’elenco puoi cercare l’email completa. Si condivide solo con chi ha la to-do accesa. Prima di condividere fuori azienda confermi un avviso: la persona vedrà la scheda, gli allegati e solo il nome del cliente, senza aprire il cliente né gli altri clienti. L’ufficio e il responsabile non vedono le schede se non le condividi con loro.

Puoi spostarla nelle tue colonne, cambiare titolo, note, priorità, persone assegnate, etichette e scadenza; allegare file e togliere quelli che hai caricato; archiviare e ripristinare. Puoi lasciarla. Solo chi l’ha creata cambia il cliente, condivide, toglie persone ed elimina la scheda. Chi la riceve trova una notifica che apre direttamente la scheda.

La scadenza si sceglie sul calendario: oggi e domani sono in Burro, le date passate in Rosa. Le schede fatte e le archiviate hanno sempre la data neutra e non ricevono promemoria. Alle 8 arriva una push il giorno prima e il giorno stesso; se non hai il telefono registrato arriva un’email con tutte le schede in scadenza. Puoi allegare foto e PDF fino a 10 MB l’uno, al massimo 20 per scheda. Gli allegati si aprono solo per chi ha ancora la scheda, con un link che scade dopo cinque minuti. Sulle carte della to-do e sui nodi della Vista grafica, da 70 % di zoom in su, la graffetta col numero dice quanti allegati ha la scheda.

Sono i promemoria condivisi che hai, ricevuti o creati da te, dei prossimi sette giorni, nella fascia «Promemoria»: al più tre righe, poi «Vedi tutti». Da lì li segni «Fatto» e con un tocco li apri. Nascono in «Il mio tempo» e non diventano schede: niente colonne né archivio.

Con l’account spento puoi leggere le tue schede per 90 giorni. Poi quelle che hai creato si cancellano per tutti, con storia e allegati; da quelle ricevute esci. Una scheda che elimini si cancella subito per tutti.

La lavagna è privata: l’ufficio non la vede. Per creare una card scegli «Card», che resta acceso, poi tocca il vuoto della tela: nasce una sola card e il comando si spegne. Un tocco sul vuoto senza «Card» non crea nulla. Sul computer «Card» è nella barra a sinistra, sotto le due viste, sul telefono accanto allo zoom; i nomi dei comandi restano nei tooltip. Per creare una task scegli una card o un ramo e usa uno dei «+» ai quattro lati, con il tooltip «+ task»; Tab aggiunge un figlio, Invio un fratello e «+ prima» inserisce una task prima del ramo. Il «−» accanto a un ramo, o a destra e a sinistra della card, chiude i rami che partono da lì; «+ N» li riapre e dice quante task sono nascoste. Vale solo sulla tua lavagna: le task restano nella Vista to-do. Aggiungere una task su un lato o un nodo chiuso lo riapre; Annulla toglie la task e richiude. Le task sono schede della To-do Canvas, anche quelle delle card ricevute. Un tocco sulla task apre la scheda. Nella barra del nodo scegli «Fatta» per segnare la scheda: il titolo si vede barrato anche sulla lavagna. «Da fare» la rimette da fare; Annulla e Rifai valgono per entrambi i comandi, anche sulle schede condivise. Sul telefono si apre la Vista to-do; un link a una card apre la Vista grafica e la inquadra. Scegliendo un tag, la card prende il suo nome, se non l’hai già chiamata tu. Le card ricevute conservano il titolo scelto da chi le ha create. Il menu dei colori mostra tutti i 24 colori in griglia, con il nome accanto al quadratino. La spunta indica il colore scelto per quell’elemento; se il colore è ereditato, non compare. Toccando il nome di una zona scegli direttamente fra tutti i colori.

I rami prendono il colore della card: se cambi il colore della card cambiano anche loro. Una card senza colore usa quello della sua categoria; senza categoria è grigia Pietra. I figli prendono il colore del ramo da cui partono. Sul computer, scelto un ramo, «Colore» gli dà un colore suo, che resta anche quando cambi la card; «Colore della card», in cima allo stesso menu, lo riporta a seguire la card (sul figlio di un ramo colorato a mano si chiama «Colore del padre»). Le linee usano la tinta leggibile dello stesso colore, di giorno e di notte. Su una card condivisa il colore della card è di ognuno: vedi i rami col colore della tua card, mentre quelli colorati a mano sono uguali per tutti. Annulla vale anche qui.

In Bacheca scegli «Colonne per: Zona della lavagna»; in Elenco «Raggruppa per: Zona della lavagna». Ci sono P0 · Alta, P1 · Media, P2 · Bassa, poi le zone senza priorità, «Fuori dalle zone» e, se contiene schede, «Non sulla lavagna». Sopra ogni scheda c’è la catena dei padri, dalla card al padre diretto, su una riga: se è lunga diventa «card › … › padre» e un tocco (o il mouse sopra, sul computer) la mostra tutta. Se anche la card e il padre diretto sono lunghi, si accorciano entrambi con «…». La stessa riga vale anche in «Le mie colonne», «Priorità» e nel campo «Sulla lavagna» dell’Elenco. Una scheda presente in più rami compare una volta per nodo. Restano i filtri e la ricerca.

Sul computer trascina fra le colonne; anche sul telefono usa «Sposta in…», nei tre puntini in alto a destra della scheda. Il nodo raggiunge un posto libero nella zona e diventa «a mano»; la priorità cambia anche per chi condivide la scheda. I figli restano fermi. Nelle colonne per priorità, priorità e posto del nodo cambiano in un passo annullabile; nelle tue colonne cambia solo la colonna. Una scheda «Non sulla lavagna» va aggiunta a una card dalla Vista grafica; per toglierla si usa Canc nella Vista grafica. Le destinazioni vietate sono grigie e spiegano il motivo. Con nodo o card bloccati, «Sposta in…» resta grigio: «Sblocca per spostarla». Una priorità cambiata da un’altra pagina riallinea solo il nodo: questo riallineamento automatico non si annulla.

Scegli «Nuova card» accanto a «Nuova scheda», oppure «+ card» nella testata di una zona. Scrivi il Titolo, da 1 a 200 caratteri, scegli la Zona con le pillole e premi «Crea». La card nasce interamente nella zona, senza coprire card, nodi o etichette; se non c’è spazio, allarga la zona nella Vista grafica. «Fuori dalle zone» la posa a destra. La riga mostra titolo e numero di task; dai tre puntini scegli «Sposta in…» o «Apri nella vista grafica». Spostando una card dalla lista si muove solo la card: le task restano dove sono, con la loro priorità. La card ricevuta si sposta nel tuo posto privato; quella bloccata resta grigia col motivo. Creazione e spostamento entrano in Annulla, un passo per gesto.

Dalla card riordina tutti i suoi rami, dal nodo solo il suo sottoalbero. Ogni task resta nella sua zona, sulla riga più vicina al padre, evitando card, etichette e testi. Una task fuori dalle zone cerca il posto libero più vicino dalla parte del padre, anche un po’ indietro o sulle righe sopra e sotto: non passa oltre il blocco delle zone. Il riordino automatico lascia fermi i nodi «a mano»; il comando esplicito li rimette nel ventaglio senza renderli «a mano». Un nodo bloccato resta fermo, i suoi figli automatici si sistemano intorno; i discendenti di un ramo chiuso restano nascosti. Rifare il riordino senza cambi non scrive nulla.

La barra a sinistra vale per entrambe le viste: in cima le due viste e il tema, in fondo Annulla e Rifai. Usa ⌘Z o Ctrl+Z; per Rifai ⇧⌘Z, Ctrl+⇧Z oppure ⌘Y / Ctrl+Y. Ogni gesto è un passo: spostamenti, zone, nuova card e nuova task, testo, classificazione, riordino, immagini della card e modifiche delle schede. Le azioni di condivisione, Lascia, eliminazione per tutti, allegati delle schede, promemoria e riallineamenti automatici restano fuori dalla pila. Nel campo di testo ⌘Z agisce sul testo. Se una scrittura è in corso, Annulla aspetta e parte appena finisce; l’avviso «Annullato: …» dice cosa è tornato indietro.

I testi dei rami si leggono interi e vanno a capo; i comandi seguono lo zoom e non coprono i titoli. «Inquadra» arriva ai margini delle zone e degli oggetti, lasciando spazio ai comandi. «Inquadra la card» fa lo stesso per la card e i suoi rami.

L’ufficio del personale del perimetro accende «Vista grafica» nelle Credenziali della scheda HR, accanto a «Time boxing» e «To-do Canvas». Servono tutti e tre accesi. Se manca una dipendenza l’interruttore è grigio e spiega il motivo; spegnere non cancella i dati né cambia l’interruttore della Vista grafica. Chi ha la sola To-do Canvas vede sempre il bottone della Vista grafica grigio. Con l’account spento la lavagna resta in sola lettura per 90 giorni.