Come si usa «Il mio tempo»

Apri «Riepilogo»: in testa trovi i pannelli Periodo, Categorie, Tag e Cliente. Scegli Settimana, Mese, Anno oppure Intervallo con le date da–a comprese; puoi selezionare più categorie, anche singole sottocategorie, più tag e un cliente. Accendere una categoria madre sceglie anche tutte le sue figlie; spegnere una figlia lascia la madre con un segno meno, che indica una scelta parziale. Toccare la madre in parte sceglie tutto il gruppo; toccarla quando è tutta accesa spegne madre e figlie. Sotto il titolo del pannello Categorie chiuso leggi i nomi delle scelte oppure «N di M» se sono tante. In testa a Categorie e Tag, «Tutte» toglie il relativo filtro e «Nessuna» spegne tutte le scelte: il Riepilogo mostra «Nessun box con questi filtri.». I filtri si combinano: un box deve rispettarli tutti; tra i tag scelti basta che ne abbia uno. Sono disponibili anche le scelte senza categoria, senza tag e senza cliente.

La torta divide il tempo tra le categorie scelte, nei loro colori: le percentuali sono sulla loro somma e fanno 100. Le sottocategorie stanno nella fetta del padre: tocca la fetta o la sua riga per leggerne le ore. Le barre mostrano le ore per giorno nella Settimana, nel Mese e negli intervalli fino a 31 giorni; nell’Anno e negli intervalli più lunghi mostrano le ore per mese, colorate per categoria. Le barre si adattano alla larghezza dello schermo; quando lo spazio è poco, le etichette delle date si diradano.

Sotto restano le righe per categoria, cliente e tag, le entrate e i loro grafici. Il fatto conta ogni minuto una volta e si ferma all’ora attuale. Un box con più tag conta per ognuno: la somma dei tag può superare il totale. Torta, barre, elenco «Per categoria» e report contano ogni minuto una volta, come «Fatto». Nelle sovrapposizioni il tempo va al box più corto, considerando la sua durata intera; a pari durata vince quello iniziato dopo. Le categorie, compresa quella senza categoria, sommano il fatto. La durata dei singoli box nell’Excel resta la loro durata.

L’ufficio del personale, persona per persona, dalla scheda della persona («Time boxing»). Quando è acceso trovi «Il mio tempo» in fondo al menu e, nella Home, il pulsante in basso «Il mio tempo». Le figure esterne che vedono solo le pagine del loro incarico e chi usa l’app solo come studio paghe non lo trovano.

Solo tu: né i colleghi, né il tuo responsabile, né l’ufficio del personale. Nessuno li apre dall’app; i dati stanno sui server di MyFactories. L’azienda vede soltanto i minuti già fatti sui suoi clienti, mese per mese: non vede i piani, le note, le categorie, i tag e i box senza cliente.

Solo il lavoro: il box di lavoro in corso (con «Ferma») o l’appuntamento di lavoro che comincia entro due ore (con «Avvia»). Un box è di lavoro se ha un cliente, un’attività propria o un’azienda scelta, oppure se la sua categoria ha «È lavoro». Il resto (sonno, sport, famiglia) non compare mai nella Home.

Con il «+» in alto, oppure col doppio clic sul vuoto del calendario (col mouse), aggiungi una nota con il giorno e l’ora: nel calendario sta alla sua ora come una bandierina sottile, e la sposti trascinandola. Col tasto destro sul vuoto scegli «Nota qui», «Promemoria qui» o «Entrata del giorno». Col mouse il clic semplice sul vuoto crea il box dopo l’attesa del doppio clic; con qualcosa da incollare ogni clic incolla subito. Sul telefono e sull’iPad il tocco sul vuoto crea subito il box e la nota si aggiunge dal «+». Se accendi «Avvisami» diventa un promemoria: all’ora scelta ti arrivano la push con il testo e l’email. Quando l’hai fatto, dal suo menu «Fatto» lo segna e il testo si barra; se lo segni prima dell’ora, l’avviso non parte. «Da fare» lo rimette com’era. Se un avviso non è partito, il promemoria ti dice perché: «Avviso non mandato: era segnato come fatto.» oppure «Avviso non mandato: era già passata più di un’ora.»

Sì: apri il promemoria e scegli «Condividi con…». Si condivide solo un promemoria: una nota va prima accesa con «Avvisami». Puoi condividerlo con chi ha «Il mio tempo» o la to-do accesi; con chi è fuori dall’azienda dopo un avviso, perché vedrà il testo e l’ora. Tutti ricevono l’avviso all’ora scelta e vedono il promemoria aggiornato. Solo chi l’ha creato cambia testo, giorno e ora, toglie le persone e lo elimina; chi l’ha ricevuto può uscirne con «Lascia». «Fatto» invece lo segna chiunque lo abbia e vale per tutti: sotto leggi «Fatto da» con il nome. Chi ha la to-do trova i promemoria condivisi dei prossimi sette giorni anche in cima alla pagina To-do.

In «Categorie e tag», nella sezione «Inviti alle riunioni», crea la tua casella con «+ Crea la mia casella degli inviti» e copiala. Inoltra lì gli inviti, oppure metti l’inoltro automatico dalla tua posta: la riunione compare nel calendario tratteggiata, da confermare, e non conta come ore finché non la confermi. In alto un pulsante dice quanti inviti hai da confermare e apre il primo. Toccando un invito scegli «Conferma», che crea il box con la riunione nella nota, oppure «Non ci vado». Se la riunione cambia o viene annullata, si sposta o si toglie da sola; di una riunione che si ripete compare solo la prima volta.

In testa a ogni giorno trovi le ore fatte (sul telefono la settimana mostra tre giorni per volta, con le frecce). Due box che si accavallano (una telefonata dentro una riunione) contano una volta sola; il futuro conta solo quando passa. Un box a cavallo della mezzanotte si divide sui due giorni e lo dice: «dalle 22:30 di ieri».

Sì: in «Il mio tempo», icona in alto «Scarica il mio tempo». Dal Riepilogo ti scarica un Excel con il periodo, le categorie, i tag e il cliente selezionati; dalle viste Giorno e Settimana scarica tutti i tuoi box. Contiene inizio, fine, minuti, categoria, cliente, riferimento, tag e nota e, se ci sono, i fogli «Entrate» e «Note e promemoria». Nel file filtrato i box a cavallo delle date contano solo per la parte dentro il periodo, fino all’ora attuale; le note e i promemoria seguono le date. Anche «Report» parte dagli stessi filtri del Riepilogo: puoi modificarli nel dialogo, poi scegli «Crea il PDF» o «Crea l’Excel». L’Excel modificabile contiene la stessa tabella, con tutte le colonne in un solo foglio, ore come numeri e formule di somma in «ORE LAVORO» e nella riga «Totale»: cambiando le ore, i totali si aggiornano. Il PDF riporta «MyFactories · Il mio tempo · lo vedi solo tu» nel piede di ogni pagina e inizia con una tabella in A4 orizzontale: nome in maiuscolo al centro, periodo nella prima cella e intestazioni in grassetto su fondo grigio. Nel mese ci sono sempre 31 righe, con zeri per i giorni che non esistono; sabato arancione e domenica rossa. In «Colonne per» scegli Clienti (di base, raggruppati per azienda o attività), Tag o Categorie; il tempo senza cliente è in «varie». «Solo tag e clienti con ore» parte acceso e il dialogo ricorda la scelta su questo dispositivo, anche aprendo il Report dal Riepilogo. Acceso, propone solo clienti, tag, categorie e aziende o attività con minuti nel periodo scelto; cambiando periodo gli elenchi si aggiornano e le voci sparite escono dalle scelte. Spento, tornano tutte le voci degli elenchi e le colonne scelte anche a zero. I filtri del Riepilogo restano applicati all’apertura. Le colonne hanno colori diversi dalla tavolozza del Mio tempo finché basta, conservando il colore proprio della prima voce; «varie», «Senza tag» e «Senza categoria» restano grigie. Il testo è chiaro o scuro per leggerlo bene e le righe usano lo spazio disponibile; le celle mostrano ore decimali con la virgola (8 ore e 40 minuti diventano 8,67) e restano vuote se a zero. «ORE LAVORO» somma le colonne del giorno; in fondo ci sono i totali. Con l’interruttore acceso restano solo le colonne con minuti nel periodo e con i filtri scelti, comprese «varie», «Senza tag» e «Senza categoria»; l’ordine e le somme non cambiano. Se non c’è nemmeno un minuto, «Crea il PDF» e «Crea l’Excel» sono grigi: toccandoli leggi «Nel periodo scelto non ci sono ore» e non viene creato alcun file. Nel PDF il mese, con intestazione, 31 giorni e Totale, sta in una pagina per ogni gruppo fino a 15 colonne di progetto. Con poche colonne queste si allargano fino a circa 6,35 cm ciascuna. Se tutte hanno lo stesso riferimento non si ripete sotto ogni nome; se è diverso resta intero, anche nell’Excel; dalla sedicesima la tabella continua su un altro foglio, ripetendo il periodo, i giorni e «ORE LAVORO» con la somma di tutte le colonne. Con i tag un box con più tag conta per ognuno: la somma può superare il fatto. Seguono le sezioni del report. «Comprendi le entrate» la prima volta parte spento: accendilo per includerle; poi il dialogo ricorda l’ultima scelta su questo dispositivo; puoi anche aggiungere le note. Le entrate seguono periodo e cliente; i filtri di categoria e tag riguardano i box. Il file si prepara sul tuo telefono o computer: nessuna copia resta sui server.

I tuoi box restano tuoi per 90 giorni: «Il mio tempo» si apre ancora, solo da guardare, con le date e «Scarica il mio tempo». Poi i box privati si cancellano; i minuti già fatti sui clienti restano all’azienda, senza note, categorie né tag.

No: non cambia le tue ore né la tua busta paga.

In «Clienti dell’azienda» aggiungi i clienti (le persone li scelgono da lì, senza scriverli) e li disattivi quando non servono più. In «Tempo sui clienti» vedi, mese per mese, i minuti già fatti su ogni cliente, persona per persona. Un box dura al massimo 24 ore.